Как самостоятельно организовать праздник / мероприятие?

Подробности смогут, как создать, так и разрушать неповторимую воздух праздника. Мероприятия должны воодушевлять, удивлять и приводить к!

Сейчас мы с вами поболтаем об организации праздника, в частности корпоративного мероприятия! Как учесть всё и составить смету мероприятия. на данный момент мы с вами пошагово разберём из чего состоит мероприятие?!

1. Выяснить цели и задачи мероприятия.

Принципиальным есть формулирование задач и цели любого мероприятия, и то, что целый проведения мероприятия и процесс подготовки обязан обязательно всегда сверяться с обозначенными задачами и целями. Цель даёт возможность руководить будущим эффектом от мероприятия. Главной целью большинства календарных и корпоративных мероприятий есть увеличение лояльности к компании, упрочнение межличностных коммуникаций .

И перед нами поднимается задача, как сделать мероприятие таким, дабы достигнуть определённой цели.

2. Выяснить бюджет. Сейчас нужно осознать, сколько компания готова заплатить за успехи цели. Опыт говорит о том, что для любого бюджета возможно взять приемлемое ответ.

Лучше постоянно отталкиваться от бюджета – это экономит время и вам, и вашему event менеджеру.

3. Выяснить время и дату проведения мероприятия.

4. Нужно назначить важного от лица компании, что будет компетентен решать все вопросы, которые связаны с организацией мероприятия.

5. Выяснить аудиторию, статус, количество гостей. Проработать приглашения гостям ( рассылка по почте/курьерская доставка) .

Выяснив количество гостей, несложнее будет подобрать концепцию программы. Мероприятие до 200 персон отличается собственной эксклюзивностью, идёт вовлечение гостей в программу, минус для того чтобы мероприятия, громадная цена на одного человека. Мероприятия от 200 до 1000 персон, не требуют индивидуальности, выговор идёт на сцену, создаются развлечения, за которыми замечают, изюминкой мероприятия как пример может стать световое шоу, фейёрверк.

Целевая аудитория напрямую воздействует на все главные слагаемые мероприятия. площадка, меню, программа мероприятия.

Поболтаем о рассадке гостей: круглая рассадка выглядит более торжественно, но она занимает много места. При рассадке кроме этого необходимо учесть, каким методом подаются блюда – в случае если меню «в обнос», то тогда при расстановке столов необходимо оставлять хватает места для официантов, в противном случае гости мероприятия будут передавать тарелки с одного финиша стола на другой. Нужно постоянно оставлять пара резервных мест.

6. Организовать пожелания к месту проведения мероприятия. Для удобства поиска площадки, нужно определиться с пожеланиями, такими как: географическое местонахождение, площадь. меню, стилистика площадки, нахождение парковки. Парковка – важный момент мероприятия.

Имеется бесплатные парковки, парковки с ограниченным числом мест, парковки, совмещенные с отелями, парковки с почасовой оплатой. Имеется площадки, где цена аренды включена в

цена банкета. В большинстве случаев таковой политики придерживаются рестораны.Имеется площадки, где необходимо оплачивать стоимость и аренду банкета.

Верно организованные пожелания сэкономят время на поиски.

7. Развлекательная программа. Организовать пожелания по наполнению развлекательной программы, концепции мероприятия.

При разработке концепции нужно учитывать два следующие ограничения:

— программы и Соответствие концепции возможностям компании и реальным потребностям.

— Наличие нужного времени и ресурсов на подготовку мероприятия в рамках созданной концепции и программы.

8. Организовать пожелания к меню с определением бюджета.

9. Выяснить приезд гостей ( трансфер/любой добирается сам).

Трансфер зависит от удаленности площадки, сюжета и количества гостей. Это смогут быть: автобус, микроавтобус, лимузины, карета, вертолеты и без того потом. Время в пути также возможно применять как часть сценария: начать программу в пути, обыгрывая концепцию программы, поведать о месте проведения мероприятия и т.д.

10. Заключить соглашение с event менеджером /агентством (при его привлечении). Контракт с event менеджером/агентством содержится по окончании ознакомления предварительного сметы мероприятия и сценарного плана.

11. Утвердить место проведения мероприятия.

12. Составить и утвердить и меню.

13. Организовать правильный бюджет мероприятия из расчета утвержденного меню, разработанной дополнительный расходов и программы.

14. Заключить соглашение с подрядчиками и внести предоплату. По практике размер предоплаты образовывает 30%-50% от общей суммы по смете, сроки внесения предоплаты составляют от 3х до 7 рабочих дней.

15. Составить план и технический сценарий график мероприятия.

Всё что нужно для реализации мероприятия у вас имеется. Составляем технический сценарий. Это один из главных документов мероприятия.

В нём прописываем временной тайминг с учётом всех позиций участвующих в мероприятии. Прорабатываем рассадку гостей ( свободная/ по карточкам)

Пример: монтаж технического и светового оборудования, прибытие и выезд автобуса. тех. персонал важный за территории, подача блюд. перечень гостей и т.д.

16. Детализируем сценарий мероприятия. Прописываем поминутный тайминг, добавляем последние коррективы.

17. Ещё раз утверждаем у управления компании смету, сценарий, развлекательную программу, площадку, оформление, формат фоновой музыки .

18. Рассылаем приглашения гостям

19. Подготовка мероприятия по замыслу.

20. За сутки до мероприятия нужно обзвонить всех кто принимает участие в организации мероприятия (подрядчики).

21. В сутки мероприятия направляться техническому сценарию мероприятия.

При привлечении опытного event менеджера /агентства все вышеприведенные пункты будет организовывать. и курировать ваш персональный опытный event менеджер. Для проработки предложения от Вас пригодиться исходная информация с 1 по 9 пункт.

С уважение на увлекательные и прекрасные проекты, Анастасия , profevent.org/

Источник: hr-portal.ru

Финансовая жизнь

Как самостоятельно организовать праздник / мероприятие?

Как организовать мероприятие | С чего нужно начать? | Леонид Лис

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: