Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

- kbrbank

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Применять персональный автомобиль сотрудника возможно не только на основании соглашения аренды транспортного средства, но и выплачивая особую компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за применение личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Перечень таких сотрудников обязан выяснить начальник организации. А разъездной темперамент их работы должен быть зафиксирован в должностных руководствах, трудовых контрактах и т. п.

Кроме компенсации за применение личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию компенсировать сотруднику затраты, которые связаны с его эксплуатацией. размер и Порядок возмещения этих затрат также возможно установить в трудовом соглашении (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за применение личного автомобиля возможно предусмотреть в особом пункте трудового контракта либо в дополнительном соглашении к нему.

Обстановка: возможно ли не предусматривать выплату компенсации за применение личного автомобиля сотрудника в трудовом соглашении, указав размер компенсации, и возможность возмещения затрат, которые связаны с эксплуатацией автомобиля, в приказе начальника ?

Ответ: да, возможно.

При применении сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, и возмещаются затраты, которые связаны с применением данного имущества.

Размер возмещения затрат определяется соглашением сторон трудового соглашения, выраженным в письменной форме.

Об этом сообщено в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации как раз в трудовом контракте. Условие о выплате сотруднику компенсации за применение личного имущества не входит в список необходимых условий трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).

Так, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе начальника. Наряду с этим подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между организацией и сотрудником. Имеется примеры судебных ответов, подтверждающих такую точку зрения (см. к примеру, распоряжения ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Подобный вывод направляться из письма Министерства финансов России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Обстановка: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за применение собственного личного автомобиля в производственных целях ?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий чтобы директор подписал таковой приказ, нет.

Кроме компенсации за применение личного имущества организация обязана компенсировать сотруднику затраты, которые связаны с его эксплуатацией. размер и Порядок возмещения этих затрат возможно выяснить в трудовом соглашении (дополнительном соглашении к нему). Это направляться из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

Наряду с этим трудовой соглашение (дополнительное соглашение к нему) с директором обязан подписать:

    генеральный директор (либо наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
    тот, кто председательствовал на неспециализированном собрании участников, где было издано постановление о дополнении трудового контракта, или участник общества, что уполномочен ответом собрания, – от имени ООО либо акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался либо эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст.
    69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой контракт (дополнительное соглашение к нему) может и человек, что будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Дать лицу такое право возможно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте каждый месяц в жёсткой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, в то время, когда сотрудник пребывал в отпуске, командировке либо болел, компенсацию не выплачивайте.

Дабы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

    копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
    копию доверенности (в случае если сотрудник руководит автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Министерства финансов России от 13

апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые страницы

Обстановка: необходимо ли для выплаты компенсации за применение личного автомобиля сотрудника настойчиво попросить от него предъявить путевые страницы ?

Ответ: да, необходимо.

По неспециализированному правилу путевой лист автомобиля есть первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной плата водителю (раздел 2 указаний, утвержденных распоряжением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за применение личного автомобиля сотрудника есть приказ начальника, в котором предусматриваются размеры таковой компенсации (письмо Министерства финансов России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник обязан представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в соответствии с правилами.

Наряду с этим представители осуществляющих контроль ведомств уверены в том, что путевые страницы необходимы для подтверждения фактического применения личного автомобиля для обоснованности и служебных поездок понесенных затрат. Такое подтверждение нужно чтобы организация имела возможность:

Подобные выводы следуют, например, из писем Министерства финансов России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Кое-какие суды придерживаются подобной позиции (см. к примеру, распоряжение ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет. имеется доводы, разрешающие не оформлять путевые страницы для целей налогообложения .

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об необходимом оформлении путевых страниц. Дабы организация имела возможность не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, и учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), нужны документы:

    подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
    свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
    обосновывающие расчет суммы компенсации;
    подтверждающие фактическое применение автомобиля в интересах организации и осуществление затрат.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму возможно иными документами (приказ начальника, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные руководства сотрудников).

Этот подход подтверждается арбитражной практикой (см. к примеру, распоряжения ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Столичного округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Так, при отсутствии путевых страниц организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. В случае если же вы желаете избежать претензий со стороны контролирующих, путевые страницы лучше оформить.

Бухгалтерский учет

В бухучете начисление компенсации за применение компенсации расходов и личного автомобиля сотрудника, которые связаны с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по другим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении трудится какие функции и сотрудник он делает, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

– начислена компенсация за применение личного автомобиля сотрудника (компенсированы затраты, которые связаны с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за применение личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом начальника ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за применение личного автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому контракту с Кондратьевым.

Количество двигателя автомобиля образовывает 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Исходя из этого компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации образовывает:

1200 руб. 23 дн. ? 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73

– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за применение личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: nalogobzor.info

Компенсация за автомобиль в 1С Бухгалтерия 8

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: