Как рассчитать стоимость ит-услуги

- kbrbank

Как рассчитать стоимость ит-услуги

Современный бизнес все больше зависит от IT. Развитость ИТ-инфраструктуры и уровень качества ИТ-одолжений напрямую воздействуют на достижение бизнес-целей компании. Исходя из этого наиболее вопрос , что поднимается перед руководителями предприятий и финансовыми директорами: как верно выяснить цена приобретаемой либо предоставляемой ИТ-услуги?

Что такое ИТ-услуга

Мысль, стоящая за развитием библиотеки передового опыта IT (IT Infrastructure Library, ITIL), основывается на понимании того, что организации все больше зависят от IT (ИТ) с целью достижения собственных бизнес-целей. Эта зависимость ужесточает требования к росту и уровню спроса на уровень качества в предоставлении ИТ-одолжений.

Предметом рассмотрения концепции ИТ cервис-менеджмента (IT Service Management, ITSM) есть поддержка и предоставление ИТ-одолжений, соответствующих бизнес-потребностям организации. Поставщики ИТ-одолжений всегда борются за улучшение качества, стараясь в один момент снижать цену либо, по крайней мере, оставлять ее неизменной. В соответствии с ITIL, под ИТ-услугой подразумевается совокупность ИТ-совокупностей, применяемых для обеспечения бизнес-деятельности предприятия.

Иными словами, ИТ-подразделение компании уже не просто меняет картриджи у принтеров либо администрирует сервер, где расположена база данных бухгалтерской программы, а предоставляет услуги по поддержке и печати работоспособности денежно-учетной совокупности.

Актуальность ИТ-одолжений для современных фирм любого масштаба

На данный момент зависимость большинства компаний от ИТ очень сильно возросла если сравнивать с серединой прошлого века, и тенденция данной области такова, что вклад ИТ в производственные процессы будет лишь возрастать. В следствии ИТ из запасного производства, отвечавшего прежде всего за информационную помощь бизнес-процессов предприятия, переходит в разряд главного производства, другими словами участвует в цепочке формирования прибавочной цене продукции совместно с главными производственными подразделениями.

Помимо этого, в финансовом исчислении затраты на ИТ составляют большую часть бюджета любой организации и их часть всегда увеличивается. Приобретение новых серверов, обновление парка вычислительной техники, внедрение новых, более прогрессивных IT нужно для увеличения конкурентоспособности предприятия на рынке, для более действенного и своевременного реагирования на трансформацию внешних условий и для получения большой прибыли. Так, учитывая все возрастающую долю затрат на ИТ в общей структуре затрат предприятия, нужно внедрять более действенные способы управления для повышения качества и снижения себестоимости производимой продукции (услуг и товаров).

«Получающее подразделение». Стратегия управления ИТ-подразделением: от центра затрат к центру прибыли

Построение управленческого учета на предприятии с выделением центра денежной ответственности (ЦФО) совместно с внедрением сервисно-ориентированного учета затрат на ИТ разрешит ИТ-подразделению стать полноправным партнером для бизнеса, не зависеть от него, а получать деньги самостоятельно. Для этого нужно выяснить, как затраты на обеспечение бизнес-функций компании со стороны ИТ включаются в себестоимость того либо услуг и продукции (иного вида товаров).

Практика «выставления квитанций», другими словами демонстрация бизнес-подразделениям настоящих затрат на ИТ-сервисы, подготовит бизнес к тому, что за все нужно платить. Это сделает ИТ-подразделение равноправным партнером для бизнеса и разрешит разглядывать ИТ-подразделение не как центр затрат, а как центр прибыли.

Внедрение процессов управления ИТ-инфраструктурой в соответствии с рекомендациями библиотеки ITIL разрешит ИТ-подразделению заключать с партнерами (как с другими подразделениями в компании, так и с внешними потребителями) соглашения об уровне сервиса (Service Level Agreement, SLA), со своей стороны, бизнес сможет приобретать услуги в том количестве и с таким уровнем качества, что оговорен в данном соглашении. Внедрение SLA разрешит формализовать отношения бизнеса и ИТ, вывести их на новый уровень, где все обоюдные обязательства формализованы в соглашении, что непременно повысит эффективность управления как ИТ, так и компанией в целом.

Правила построения сервисно-ориентированного учета затрат

В случае если раньше все затраты на ИТ считались косвенными и относились на себестоимость продукции в соответствии с методикой распределения косвенных затрат, то сейчас нужно строить калькуляции учета себестоимости и процесс затрат ИТ-одолжений по-иному — относить эти затраты к затратам главного производства и применять для их учета методики, применимые к затратам данного типа.

Таковой подход разрешает руководить деятельностью ИТ-подразделений, выбрав в качестве объекта управления процессы предоставления комплекта ИТ-одолжений, снабжающих бизнес-потребности компании. Такие ИТ-услуги в ITIL стали называться бизнес-одолжений. Комплекс бизнес-одолжений сводится в Каталог бизнес-одолжений. на основании которого ИТ-подразделение и сооружает собственную работу.

В книге библиотеки ITIL «Предоставление сервисов (Service Delivery)» для учета ИТ-затрат рекомендован «способ прямых затрат». Он основан на разделении затрат на прямые (direct) и косвенные (indirect) с предстоящим разделением косвенных затрат на соотнесенные, распределяемые в соответствии с выбранным драйвером (базой) распределения, и несоотнесенные, каковые включаются в себестоимость в виде добавочного процента. Принципиально важно, что в качестве объекта затрат ITIL показывает ИТ-услугу.

Так, ИТ-услуга при построении совокупности учета затрат выступает в качестве шифра производственных затрат (ШПЗ).

Выяснить, какие конкретно затраты ИТ-подразделения будут принимать во внимание прямыми, а какие конкретно — косвенными, достаточно легко. Представим ИТ-отдел в виде «тёмного коробки», входом в который есть работа техподдержки пользователей Service Desk, а выходом (результатом деятельности) — услуги, предоставляемые бизнес-потребителям в соответствии с Каталогом бизнес-одолжений.

 Затраты ИТ-подразделения, каковые возможно сходу отнести на предоставление бизнес-одолжений, являются прямыми, а те, что связаны с операционной деятельностью и управлением по обслуживанию ИТ-инфраструктуры, — косвенными. К примеру, затраты на обслуживание сервера ERP-совокупности, на содержание персонала, несущего ответственность за сопровождение и поддержку ERP, возможно прямо отнести на себестоимость сервиса «Помощь работоспособности совокупности управления ресурсами предприятия».

Те затраты, для которых в явном виде нельзя указать объект затрат, считаются косвенными. К примеру, в случае если одинаковый сервер есть сервером и контроллером домена электронной почты, то затраты на его обслуживание разделяются для отнесения на себестоимость сервисов «Email» и «Единое информационное пространство».

Какую базу для распределения (драйвер распределения — пропорцию для разнесения неспециализированной суммы на себестоимость этих сервисов) выбрать? Как выбранный драйвер будет релевантным, другими словами будет отражать настоящее распределение затрат между сервисами? Получение ответов на эти разработка и вопросы драйверов распределения, правил отнесения косвенных затрат на себестоимость бизнес-одолжений — одна из главных задач построения управленческого учета в рамках ИТ-подразделения.

Кроме этого косвенными нужно считать затраты на содержание административно-управленческого персонала (АУП), на размещение, оплату электричества, телефонной связи и т.п.

С чего начать

Построение сервисно-ориентированной модели учета затрат, направленной на предоставление ИТ-подразделением услуг бизнес-подразделениям компании, и реализация которых рекомендуют в ITIL методик являются серьёзными задачами совершенствования управленческого учета в масштабе предприятия. Исходя из этого проводить его нереально без понимания высшим управлением компании необходимости улучшения управления ИТ, среди них и денежной составляющей данного процесса.

Одновременно с этим в построении совокупности учета затрат в ИТ должны активно учавствовать подразделения, несущие ответственность за ведение управленческого учета в рамках всей компании. Потому, что объекты затрат на ИТ должны формироваться в рамках единой учетной политики предприятия, себестоимость ИТ-одолжений обязана «встраиваться» в себестоимость объектов затрат компании.

Внедрение способа учета затрат, в котором объектами учета являются бизнес-услуги, может настойчиво попросить улучшения и перестройки учета в ИТ-подразделении. К примеру, учет рабочего времени с аналитикой по видам деятельности, измерение ИТ-ресурсов (загрузка, мониторинг и т.п.), учет затрат на размещение, контрактов с поставщиками и т.п.

Другие элементы, каковые употребляются при построении учета в ИТ и определяют модель затрат на ИТ, включают:

  • бюджетные советы;
  • политики ценообразования и взаиморасчетов с потребителями;
  • инвестиционные программы.

Построение учета в ИТ — комплексная задача, на протяжении внедрения которой нужно сократить уровень детализации аналитических показателей, потому, что в этом случае затраты на организацию учета смогут превышать преимущества для бизнеса от построения сервисно-ориентированной модели затрат.

Исходя из этого, возможно сформулировать требования к учетной совокупности ИТ-подразделения:

  • отслеживание исполнения бюджетных лимитов. Контроль «замысел-факт», сопоставление настоящих затрат с заложенными в бюджете показателями;
  • участие в разработке портфеля инвестиций в ИТ с целью достижения планируемых стратегических и тактических бизнес-целей, качества и повышения эффективности предоставляемых бизнесу компании ИТ-одолжений;
  • выделение центров затрат, которые связаны с предоставлением ИТ-одолжений;
  • приоритезация применения ИТ-ресурсов в соответствии с бизнес-потребностями;
  • предоставление информации для принятия своевременных ответов в управлении ИТ с пониманием структуры и их элементов и взаимосвязи затрат и, как следствие, минимизации рисков;
  • помощь, при необходимости, совокупности взаиморасчетов за оказываемые ИТ-услуги.

Построение учетной совокупности (accounting) в ИТ и политики взаиморасчетов с потребителями ИТ-одолжений (charging) есть комплексной задачей, которая обязана согласовываться с принятой в компании учетной политикой. Главной задачей взаиморасчетов с бизнес-потребителями есть возмещение затрат на предоставление ИТ-одолжений.

Учетная совокупность несёт ответственность за предоставление информации о первичных внутренних транзакциях ИТ-подразделения, которые связаны с предоставлением ИТ-одолжений с нужными аналитическими показателями. В противном случае говоря, политика взаиморасчетов определяет, сколько и в какой форме (вид оплаты, порядок платежей, валюта расчета и т.какое количество.) обязан заплатить потребитель за предоставляемые сервисы, а учетная совокупность обрисовывает правила регистрации хозяйственных операций, которые связаны с деятельностью ИТ-отдела, в учетном

издании (подобно изданию проводок в бухгалтерии) с указанием требуемых аналитических показателей (к примеру, услуга, подразделение, исполнитель и пр.), и правила применения этих данных при отнесении их на себестоимость в соответствии с выбранными центрами затрат. Эта задача решается в рамках процессов, обрисованных в книге ITIL «Помощь одолжений (Service Support)».

Менеджмент ИТ-подразделения обязан выбрать, в каком виде будет внедряться учетная совокупность для управления ИТ. Это возможно или лишь учет затрат без взаиморасчетов с потребителями, или комплексная совокупность, включающая предоставление и выставление счётов бизнесу информации о настоящей себестоимости ИТ-одолжений. В зависимости от выбранной схемы возможно выделить три разных типа ЦФО, каковые смогут быть сопоставлены ИТ-подразделению:

  • центр затрат — главной задачей есть фактически калькуляция себестоимости и учёт затрат ИТ-одолжений. В качестве объектов учета выбираются как бизнес- (внешние), так и операционные (связанные с внутренней деятельностью) сервисы. Эти сведенья смогут быть использованы для планирования бюджета ИТ-отдела на будущие периоды. Преимуществом данного типа ЦФО есть то, что  ИТ-управление имеет представление о настоящих затратах на предоставление ИТ-одолжений, что разрешает принимать обоснованные управленческие ответы и более совершенно верно оценивать инвестиции в ИТ. Начальник ИТ-подразделения на основании этих разрешённых может видеть, как рентабельно предоставление конкретного сервиса, имеет ли суть инвестировать средства в улучшение качества услуги по соотношению «цена/уровень качества»;
  • центр возмещения — в отличие от центра затрат, объектом учета являются лишь внешние по отношению к ИТ, другими словами бизнес-услуги. Тут учету подлежат не только косвенные затраты и прямые, которым возможно в явном виде сопоставить финансовый эквивалент, но и скрытые затраты, которые связаны с утратами бизнеса из-за сбоёв и нарушений в предоставлении ИТ-одолжений. Преимуществом данного типа ЦФО есть то, что управление затратами ориентировано прежде всего на интересы бизнеса, предоставление бизнесу одолжений большого качества при минимально вероятных затратах;
  • центр прибыли — сущность данного типа ЦФО содержится в том, что ИТ-подразделение делается полноправным деловым партнером в рамках компании. Соответственно основной целью центра прибыли есть денежный итог. В противном случае говоря, в этом случае ИТ-подразделение есть самоокупаемой структурой в рамках компании. В этом случае возможно выделить две главные характеристики:

— услуги четко идентифицированы и предоставляются (продаются) по рыночным стоимостям,

— цены на предоставляемые товары либо услуги реагируют на трансформацию рыночной обстановке и изменяются в соответствии с требованиями рынка.

При выборе модели ЦФО при построении учетной совокупности нужно учитывать последовательность факторов, связанных либо не связанных напрямую с экономическими факторами:

  • уровень корпоративной культуры в компании — как персонал и менеджмент компании морально готов к тому, что за все нужно платить? Как высшее управление осознаёт роль ИТ по большей части бизнесе компанией и влияние качества оказываемых ИТ-одолжений на уровень качества создаваемой компанией продукции и эффективность бизнес-деятельности?
  • существующую в компании учетную совокупность — совокупность учета в ИТ-отделе обязана «вписываться» в неспециализированную совокупность управленческого учета компании. Эти по себестоимости ИТ-одолжений должны быть пользуются спросом экономистами компании, несущими ответственность за калькуляцию себестоимости готовой продукции (услуг и товаров). Исходя из этого построение учетной совокупности для ИТ должно вестись в тесном контакте с подразделениями компании, несущими ответственность за постановку управленческого учета в рамках всего предприятия;
  • уровень зрелости процессов управления ИТ-подразделением — для более правильного определения прямых затрат, для драйверов распределения косвенных затрат нужно, дабы все действия сотрудников ИТ-подразделения были зафиксированы в единой регистрационной совокупности. Внедрение процессов ITIL, обрисованных в книге «Помощь сервисов», позволяет выстроить такую регистрационную совокупность и выяснить правила занесения в том направлении записей о первичных учетных транзакциях ИТ-отдела. Так, перед внедрением управления ИТ-финансами рекомендуется внедрение таких процессов ITIL, как «Управление инцидентами», «Управление проблемами», «Управление трансформациями».

Построение модели затрат

При построении модели затрат нужно сперва выделить факторы затрат, поделить затраты по категориям. Такое разделение разрешит взять более понятную структуру затрат на ИТ. ITIL рекомендует выделять следующие категории (типы) затрат:

  • затраты на аппаратное обеспечение;
  • затраты на ПО;
  • затраты на персонал;
  • затраты на размещение (аренда, обслуживание производственных помещений и т.п.);
  • затраты на внешние сервисы;
  • трансфертные затраты.

Затраты на внешние сервисы включают затраты ИТ, которые связаны с одолжениями техподдержки либо иными сервисами, приобретаемыми ИТ-подразделением от внешних сервис-провайдеров. Это возможно техподдержка, сопровождение и обслуживание ERP-совокупности, предоставление интернет-каналов и каналов связи, аутсорсинг объектов ИТ-инфраструктуры и т.п.

Трансфертные затраты являются затратами по внутренним взаиморасчетам между подразделениями компании. Данный тип затрат выделяется при принятия при построении учетной совокупности модели ЦФО Центр прибыли. В случае если ИТ-подразделение реализовывает собственные услуги бизнесу, то и бизнес также предоставляет услуги для ИТ-подразделения на коммерческой базе. К примеру, это смогут быть:

  • затраты на приобретение ПК от имени бизнес-пользователя;
  • расчеты с департаментом финансов за построение модели учета затрат в ИТ;
  • услуги департамента по персоналу в части подбора кадров;
  • услуги бухгалтерии — в части расчета, выдачи и начисления заработной платы в ИТ, юротдела в части проверки соглашений и т.п.

Все эти затраты выделяются в отдельную категорию чтобы была возможность видеть, как они воздействуют на качество и себестоимость предоставляемых для бизнеса ИТ-одолжений.

Как было сообщено ранее, затраты смогут делиться на прямые и непрямые (косвенные).

На рисунке продемонстрирована модель учета затрат, обрисованная в ITIL в разделе Financial Management for IT Services. Прямые затраты относятся на бизнес-сервисы и включаются в их себестоимость в явном виде. Косвенные (непрямые) делятся на соотнесенные, каковые возможно распределить между сервисами в соответствии с драйверами распределения, и несоотнесенные — для которых не представляется вероятным выбрать таковой драйвер.

Определение себестоимости ИТ-услуги способом прямых затрат

Разглядим вышеупомянутый пример построения драйверов распределения:

  1. В компании имеется сервер, что есть контроллером домена и одновременно почтовым сервером. В этом случае в качестве драйвера распределения возможно выбрать процентное соотношение занимаемой памяти процессами, обслуживающими сервисы «Email» и «Единое информационное пространство».
  2. Выделение прямых затрат вероятно на основании издания инцидентов, в котором регистрируются все работы, которые связаны с устранением сбоёв и технической поддержкой пользователей в предоставлении одолжений, и построение релевантных драйверов распределения косвенных соотнесенных затрат на основании затрат рабочего времени на устранение инцидента.

Вправду, регистрируя инцидент, оператор работы Service Desk показывает в качестве параметров сервис, с которым этот инцидент связан, и коммисию (либо исполнителя), которая эти работы будет делать. Зная цена часа каждого работника для компании, возможно отнести затраты, которые связаны с его деятельностью согласно решению инцидентов, на конкретный сервис. Такие затраты будут прямыми.

Но ИТ-эксперты, кроме техподдержки пользователей, делают еще работы, которые связаны с обеспечением работоспособности ИТ-инфраструктуры в рамках собственной операционной деятельности. Затраты, связанные с этими работами, и затраты на содержание административно-управленческого персонала ИТ, работы на данный момент Desk, являются косвенными затратами, каковые возможно распределить на бизнес-услуги в соответствии с процентом прямых затрат по технической помощи пользователей. В противном случае говоря, на основании данных издания инцидентов возможно выделить временны е затраты, которые связаны с ответом инцидентов по каждой из ИТ-одолжений, и на основании этих разрешённых составить пропорцию для отнесения на себестоимость ИТ-одолжений затрат на персонал, не связанных напрямую с внешними сервисами.

Приведенные примеры говорят о том, что для построения драйверов распределения требуется внедрение учетной совокупности, регистрирующей деятельность персонала ИТ с нужными аналитическими показателями. В совершенстве вся деятельность сотрудников ИТ должна быть зафиксирована и отнесена или к бизнес-, или к операционным сервисам. Ответ таковой задачи быть может, к примеру, при помощи внедрения аналитического табеля учета рабочего времени ИТ-экспертов.

Несоотнесенные непрямые затраты кроме этого должны включаться в себестоимость сервисов, дабы общая сумма затрат на ИТ из управленческого учета компании совпадала с суммарной себестоимостью ИТ-одолжений. Они включаются в себестоимость ИТ-одолжений как некий добавочный процент (к примеру, распределяются в соответствии с прямыми и косвенными соотнесенными затратами).

Рассмотренные выше примеры являются частными случаями практической реализации учетной совокупности в ИТ. направляться осознавать, что ITIL, являясь библиотекой лучшего мирового опыта, не дает детальных рекомендаций. В противном случае говоря, ITIL показывает, ЧТО нужно делать, но не говорит КАК.

Выбор конкретной совокупности учета, разработка политик, способов расчета себестоимости, отнесения непрямых затрат есть задачей процесса построения учетной совокупности в ИТ, которая обязана решаться в рамках учетной политики, принятой в компании.

Пример калькуляции себестоимости ИТ-услуги

Построение модели учета затрат, ориентированной на предоставление ИТ-одолжений, направляться проводить в пара этапов.

В табл. 1 представлен пример бюджета ИТ-подразделения. Общая сумма затрат на ИТ в год в данном примере образовывает 500 тыс. долл.

Таблица 1. Структура затрат на ИТ

Источник: compress.ru

Расчет себестоимости услуг. Часть 1 / Сalculation of the cost of services. Part 1.

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: