Как сокращают расходы на административный персонал

Кадровик. Кадровый менеджмент, 2009, N 9

КАК Уменьшают Затраты НА АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПЕРСОНАЛ

Сегодняшний кризис, пожалуй, в громаднейшей степени и в первую очередь затронул административный персонал компаний. Административные директора столкнулись с массой неприятностей.

Дабы оказать помощь решить эти неприятности, интернациональное кадровое агентство Kelly Services и ведущий консультант в области коммерческой недвижимости CB Richard Ellis (CBRE) пригласили административных первых лиц и директоров административных работ больших интернациональных и русских компаний на дискуссию темы Пути оптимизации административно-хозяйственных издержек компании. Мероприятие проходило в формате бизнес-завтрака в июле 2009 г. в гостинице Marriot Courtyard (Москва). Основной темой дискуссии стало увеличение эффективности административной работы компании за счет оптимизации главных статей бюджета.

Функциональный состав: новые требования

Каждая компания испытывает потребность в административных работниках, имея или отдельную административно-хозяйственную работу, или последовательность отделов (департаментов, управлений), ведающих определенным кругом вопросов (работа секретарей, водителей, курьеров и т.п.). Открывая мероприятие, Ирина Кондратова, коммерческий директор Kelly Services по направлениям массового подбора представительств и персонала на территории компаний-клиентов, остановилась на главных задачах административных директоров — увеличении эффективности работы за счет оптимизации главных статей бюджета.

Сокращение численности работников стало причиной перераспределению функций, формированию новых требований к функциональному составу административной работы компаний (руководящему и линейному персоналу). О кардинальных трансформациях, случившихся на рынке труда с августа 2008 г. по настоящее время, поведала Анастасия Байкова, начальник направления консалтинговых ответов группы компаний HeadHunter.

Было отмечено, что недостаток экспертов сменился переизбытком, и эта тенденция была особенно заметной в отношении административного персонала: количество вакансий уменьшилась на 35%, а количество соискателей в зависимости от специализации возросло на 30 — 60%. В соответствии с озвученным данным HeadHunter, в сфере административного персонала на 67 тыс. резюме приходится 20 тыс. вакансий, так, спрос превышает предложение более чем в 3 раза. Предполагается, что к осени обстановка обязана измениться, уже отмечается маленькой рост вакансий приблизительно на 4 — 5%, причем, как отметила спикер, вакансии раскрываются именно на те позиции, по которым прошло сокращение в первую волну кризиса.

Необходимость понижения затрат на персонал стала причиной тому, что прошлые количества работы сейчас делает меньшее число сотрудников. У административного персонала компании появляются новые обязанности. К примеру, в большинстве компаний работу административного директора делает офис-менеджер либо начальник секретариата (либо напротив).

По итогам опроса HeadHunter, первые лица административных работ в средних коммерческих структурах занимаются, в большинстве случаев, организацией работы офиса, документооборотом, реализовывают контроль за курьерской работой и сотрудничество с клиентами по их обращениям (жалобам). В больших компаниях сейчас часто в ведение административного директора добавлены кроме этого финансы (бухгалтерия), IT- и HR-работы.

Другими словами административный директор делается на порядок выше, чем начальник секретариата либо офис-менеджер, фактически вторым лицом компании с широким кругом обязанностей и громадными полномочиями. Зарплата может исчисляться десятками тысяч долларов. Новые требования к административному персоналу открывают большие возможности развития.

Сократить и. нанять!

Участники мероприятия представили разные программы понижения издержек компании в кризисное время. Развернулась собственного рода дискуссия об оптимизации затрат на административный персонал. Компания Kelly Services представила собственную программу оптимизации административно-хозяйственных издержек, в частности посредством применения временного персонала из кадровых агентств, частных агентств занятости.

В выступлениях Марии Безвановой, территориального директора отделений по массовому подбору персонала Kelly Services, и Ильи Ильина, начальника отделения по аутсорсингу одолжений KellyOCG, были приведены убедительные примеры из всемирный и русского практики. Такое ответ, с одной стороны, разрешает не держать на работе лишних работников на случай, в случае если кто-то заболел либо ушел в отпуск.

Иначе, временный персонал комфортно применять во время сезонных и проектных колебаний, тогда, в то время, когда требуется помощь постоянным сотрудникам, — этот метод разрешает избежать происхождения переработок. К примеру, в автомобильной отрасли, в большинстве случаев, наблюдаются всплески потребительского спроса — тогда появляется потребность в дополнительном персонале.

Плюсы применения временного персонала заключаются кроме этого в том, что возможно избежать выплат при увольнении постоянных сотрудников. Временный персонал возможно приглашать на те сроки и в том количестве, в котором комфортно компании. Этот метод оптимизации главных статей бюджета разрешает сократить издержки, по оценкам Kelly Services, на 15%. Временные сотрудники в Англии уже составляют 4,5% трудящихся по найму, в Российской Федерации же их всего

0,1%. Само собой разумеется, дабы решить о необходимости привлечения временного административного персонала, нужно совершить предварительный анализ: распознать наличие неключевых функций, состав затрат на тот либо другой участок работы, распознать сезонные переработки (к примеру, такие постоянно бывают в работе бухгалтерии при подготовке отчетности), уровень текучести и пр.

Вопрос о найме временного персонала позвал живой отклик на протяжении бизнес-завтрака, участники встречи смогли разглядеть и кое-какие подводные камни: временному сотруднику пригодится время на адаптацию, постоянно присутствует риск, что он захочет трудиться в компании на постоянной базе. Основная неприятность содержится в том, что до сих пор законодательно данный вопрос не урегулирован.

Экономим на командировках и курьерах

Что эргономичнее и удачнее — иметь в штате собственных собственных курьеров либо передать эту функцию сторонней компании? На данный вопрос попыталась ответить Ольга Чеснокова, начальник клиентской работы Компании DIMEX-Москва (оператор в области экспресс-доставки корреспонденции, грузов и посылок).

Был дан обзор рынка курьерской работы, рекомендованы критерии оценки качества их одолжений, рассмотрены такие методы оптимизации издержек курьерской работы, как заключение корпоративных соглашений, увеличение срока доставки либо применение смешанной доставки. Согласно точки зрения спикера, снизить затраты компании возможно кроме этого за счет применения нескольких автоматизации и провайдеров процесса заполнения накладных.

Дискуссию о том, как реально посредством верного выбора поставщика одолжений в сфере административной деятельности, продолжила и дополнила Ольга Багатурия, директор по маркетингу агентства ДАВС. Административному персоналу часто приходится заниматься организацией служебных поездок. Главное, на что стоит обратить внимание при выборе тревел-провайдера, — это возможность получения квалифицированных консультаций о возможностях экономии на совершаемых поездках.

О. Багатурия осветила разработку управления бюджетными средствами на организацию деловых визитов и мероприятий, остановилась на главных этапах оптимизации затрат по данной статье затрат. Перед тем как затевать понижение затрат, ДАВС рекомендует проанализировать частоту совершаемых командировок, распознать их главные направления, центры затрат, создать статистику и организовать.

Так, компании, каковые всегда отправляют собственных сотрудников в командировки, смогут сэкономить средства на комплексные поездки. Существуют издержки, каковые компания не имеет возможности избежать (затраты на паспортно-визовое обслуживание), вместе с тем имеется сегменты, на которых возможно сэкономить при совершении служебной поездки, к примеру при покупке авиабилетов. Кроме этого направляться совершить мониторинг провайдеров, что разрешит выбрать самый дешёвого поставщика.

Нужно концентрировать количества на одном провайдере и заключить с ним контракт, тогда компания может взять скидки, право приобретения билетов по заниженным тарифам (время от времени кроме того билеты бизнес-класса по цене экономного класса), уменьшение штрафных санкций, VIP-карты. Применение постоянного поставщика упрощает денежную отчетность, разрешает сэкономить на курьерской доставке, позволяет приобретать разные бонусы. Согласно точки зрения ДАВС, время, затраченное на исследование издержек и мониторинг провайдеров, в будущем выгодно окупится.

В офисе стало просторно? Арендуем второй

Сокращение численности сотрудников вызвало снижение спроса на офисную недвижимость, потому, что уменьшалась потребность в занимаемых персоналом помещениях. Значительные трансформации, случившиеся на рынке офисной недвижимости за последний год, осветила Евгения Ганина, консультант по офисной недвижимости компании CB Richard Ellis. Одной из главных забот административного директора есть заключение соглашения об аренде помещения.

Е. Ганина поведала о том, как во время кризиса не потерять возможность и улучшить условия аренды. Так, в случае если в IV квартале 2008 г. наблюдался недостаток офисных помещений при высоких арендных ставках, то на данный момент рынок перенасыщен помещениями под офис и наметилась тенденция понижения ставок аренды. Согласно данным CBRE, в течение первых трех месяцев средние запрашиваемые ставки аренды на помещения класса A сократились на 30%, на помещения класса B — на 40%.

Настоящее время считается одним из самые благоприятных моментов для заключения соглашений с новыми арендодателями на более удачных условиях. Согласно расчетам компании, повышение доли свободных площадей не будет прекращаться в течение 2009 г. но будет более плавным.

Имеется новые возможности!

Программы участников мероприятия осветили не новые, но настоящие и действенные методы оптимизации главных административно-хозяйственных затрат компании. Приглашенные директора деятельно высказывались и делились своим опытом. Выступающие отмечали, как принципиально важно во время экономической нестабильности разбирать и неспециализированную обстановку на рынке, и личные статьи затрат, выявляя источники понижения издержек.

Опыт компаний, выступивших на бизнес-завтраке, говорит о том, что в кризисное время очень принципиально важно не потерять возможность и любую обстановку на рынке применять для улучшения эффективности собственной деятельности.

Источник: www.vkaznu.ru

Финансовая жизнь

Как сокращают расходы на административный персонал

Как сократить расходы компаний

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: