Как сшивать документы правильно?

- kbrbank

какое количество лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не делается, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, только, скорость увеличения уменьшаются. Время от времени появляется необходимость скрепить документы на нескольких страницах. Степлером это запрещено, склеивать — также. А как быть? Необходимо сшивать документы. Да, как раз сшивать!

Другими словами с ниткам, иголкой необходимо забрать у и скрепить все документы. А как верно сшивать документ ы. Ни один из органов, требующих этого, не дает руководств, правил и образцов. Не смотря на то, что, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше.

И, поскольку, сшивать документы необходимо верно, а не как захотелось, а «верно» — от слово «правило». Сшивание документов верно снабжает большую сложность для подделывания, и исходя из этого считается самым надежным методом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких руководств и нормативных актов (тех самых «правил») по firmware документов нет. Но имеется неспециализированные личные требования разных инстанций, например, неспециализированные советы по firmware документов формата А4 возможно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке руководств по делопроизводству в федеральных органах аккуратной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

А при регистрации ООО документы, регламентирующие на сегодня прошивку документов, это «Требования к оформлению документов, применяемых при госрегистрации юрлиц, и физических лиц в качестве личных предпринимателей от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, применяемых при госрегистрации юрлица» (статья 1, абзац 3). Ну и без того потом, но большая часть аналогичных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет.

В общем, умение верно сшивать документы может пригодиться неоднократно. К примеру, при сдаче отчетности необходимо сшивать документы в ПФР, и сшивать документы для налоговой (к примеру, это возможно книга расходов и учёта доходов*) и т.д. Время от времени следует сделать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов.

В итоге, необходимо всегда сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, и при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера трудятся с бухгалтерскими программами, без их на данный момент никак. Но юридическое значение имеют значительно чаще бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют лишь если они подписаны цифровой подписью. И при таких условиях дублирования на бумаге не нужно. Это относится квитанций-фактур и многих вторых документов.

В принципе, в случае если хочется попытаться трудиться без бумаги, или сократить её, и делать все расчеты с легкостью . то возможно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в Российской Федерации — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам известной компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого применяют онлайн-бухгалтерию, есть зарплатный — у него самый дешёвый тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это весьма занимательная альтернатива 1С, причём трудиться возможно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не требуется обучаться, проходить платные направления и т.п. начать знакомиться/трудиться весьма легко, по окончании стремительной и несложной регистрации весь месяц работы возможно пользоваться сервисом :

Но это всё прекрасно и красиво, но бухгалтерии ещё продолжительно нужно будет работать с бумагами, причём делать это необходимо на данный момент! А так как сшивать необходимо различные документы, имеющие различное значение, форму страниц, толщину дела (пачки страниц), то и советы/правила/практика имеют пара вариантов пошаговых руководств. Возможно, для удобства необходимо поделить объекты сшивания:

1) пара страниц формата А4

2) бухгалтерские, а также кассовые документы, документы

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (в большинстве случаев, любой документ сшивается по-отдельности), вторые смогут сшивать в дела (каждое дело может складываться из любого количества документов), соответственно, смогут иметь картонные корочки.

Дабы разобраться в том, как верно сшивать документы. возможно взглянуть фото по сшиванию документов на самом несложном примере — для документа из нескольких страниц:

Как сшивать документы правильно?

Но в случае если хочется взглянуть видеоинструкцию, то возможно обратиться и к ней. Дабы видео не дублировало фото, будет приведена вторая обстановка, в то время, когда документы сшивать возможно/необходимо в верхнем левом углу:

Итак, что необходимо приготовить перед тем, как сшивать документы:

— документ(ы)

— печать (в случае если имеется, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет)

— нитки (жёсткие)

— иголку

— дырокол

— канцелярский клей

— бумага для наклейки размером приблизительно 4*6 см

После этого слева, приблизительно на половину поля без текста, делаются отверстия иголкой числом трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Итак, разбёремся со всем по порядку.

1) Подготовка документов.

Сперва необходимо сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. В случае если предстоит сшивать документы нитками, и документы складываются из нескольких страниц, то возможно отверстия делать иголкой, другими словами сходу «шить», не смотря на то, что возможно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий.

Имеется вывод, что сшивать документы нитками через три отверстия не хватает надежно, сохраняется возможность подмены. А firmware через 5 отверстий — это предел защиты документов, на каковые способна firmware. Размешаться отверстия должны слева, в большинстве случаев все имеют опыт «дыроколирования» вставки и листов в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, поскольку, по сути, размещение отверстий для сшивания документов аналогичное.

Нужно еще подметить, что для нескольких страниц А4 отверстия сделать легко, но дырокол запланирован на определенную толщину пачки страниц. А что делать, в случае если необходимо сшивать кассовые документы толстой пачкой, к примеру? При таких условиях стоит воспользоваться шилом (в офисе его, возможно, не просто найти), или, в случае если случай совсем уж тяжелый, к примеру, необходимо сшивать бухгалтерские документы весьма толстой пачкой, то возможно воспользоваться молотком и острым гвоздём.

Размах не канцелярский, но что сделать.

После этого в документе (-ах) необходимо будет сделать нумерацию страниц. предварительно необходимо удалить скрепки, после этого документы разложить по порядку и пронумеровать с первого страницы до последнего.

2) Сшивание.

В большинстве случаев необходимо сшивать документы нитками, но время от времени возможно применять и узкую ленту (как продемонстрировано на видео выше). Не смотря на то, что, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским либо нитками прошивными ЛШ-210.

Другими словами желательна, все же, жёсткая нить.

Прошиваются документы два раза, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного финиша должно остаться. Затем нити связываются узлом так, дабы на них возможно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

3) Заверение сшитого документа

Сперва необходимо подготовить бумагу-наклейку, сделать это возможно, к примеру, в ворде, создав таблицу и заполнив её. После этого распечатываем лист и вырезаем таблицу. Пример:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью

и подписью ___ (_______________________) лист___

председатель совета директоров

ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.И. Иванов

Бумагу необходимо выбрать папиросную, поскольку прекрасно должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу применять запрещено. Наклеивают бумагу-наклейку так, дабы она закрыла часть и узел длины нитей, каковые должны быть свободны (см. фото/видео). Приклеивать эту бумагу необходимо на канцелярский клей (жидкое стекло).

После этого ставится печать и ставится подпись (начальником организации либо уполномоченным лицом), наряду с этим печати и края подписи должны выходить за границы бумаги-наклейки. Затем клеем замазывается сверху узел ниток и оттиск печати. Последнее необходимо не всегда, к примеру, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать подпись и печать клеем не будут.

Так что необходимо самостоятельно выяснить степень важности документов, каковые необходимо сшивать. Большая строгость при сшивании документов, в большинстве случаев, уделяется самым серьёзным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца А так как верно сшивать документы  никто никого не учит, то при проверке смогут свободно придраться.

Так как, бывают и спорные обстановки.

Время от времени речь заходит не о том, как верно сшивать документы. а необходимо ли это делать по большому счету. Дело в том, что осуществляющие контроль органы время от времени требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — в то время, когда все документы подшиты, может не понравиться.

К примеру, имел место таковой случай.

Инспекторы настойчиво попросили от компании документы. Плательщик налогов подшил их копии совместно, и на последнем странице проставил одну надпись с указанием количества страниц, подписью представителя и печатью компании. Инспекторы подшивку не забрали – дескать, заверить следовало каждую копию по отдельности.

Плательщик налогов обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы, заверенные методом компании.

Суд поддержал налоговую (распоряжение ФАС Столичного округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09). Кроме того не обращая внимания на то, что все страницы были прошиты и пронумерованы, судьи сделали вывод, что Налоговый кодекс требует заверять любой документ по отдельности.

Так что перед тем, как шить, стоит совершенно верно узнать, что именно желают взять осуществляющие контроль органы. Особенно при проверки (встречки и т.д.)

Upd 01.11.2015

Имеется ещё одна обстановка, в то время, когда необходимо сшивать документы — это предоставление в налоговую администрацию бумажных копий бумажных документов. Данный вариант разбирается в письме Министерства финансов от 29 октября 2015 г. № 3-02-РЗ/62336.

В нём дается определение копии — это экземпляр, всецело воспроизводящий данные подлинника. Копия, конечно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией именуется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, снабжающие ее юридическую значимость. Фактически, всё логично и просто.

Потом в письме указываются конкретно требования к сшиву бумажных документов (копий) — нельзя сшивать более 150 страниц, проставляется целая нумерация страниц, начиная с единицы (арабскими цифрами). Наряду с этим «все страницы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, финиши которой выводятся на оборотную сторону последнего страницы и связываются.

На оборотной стороне последнего страницы в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером приблизительно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм). Наклейка обязана закрывать место скрепления firmware всецело, за пределы наклейки смогут выходить лишь финиши прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных страниц.

Заверительная надпись подписывается начальником либо иным представителем организации с указанием его инициалов и фамилии, должности, даты подписания. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится так, дабы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую финиши нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В случае если увидели, то в письме показалось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине просматривают собственные письма, и это прекрасно!

Что полезно знать бухгалтеру:

Документы, каковые подписываются цифровой подписью, фактически ни при каких обстоятельствах не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они сохраняются в электронном виде в электронных архивах специального оператора связи.

В частности, предприятия на упрощенке, вмененке либо неспециализированной налоговой совокупности возможно вести посредством уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой имеется всё, от самообновляемого бесплатного личного календаря отчетности до обслуживания любого количества фирм. Само собой разумеется, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера.

Электронный архив создается сам, не требуется документы куда-то отправлять, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия неизменно актуален, под рукой, и нем лишь то, что следует сделать по этому предприятию, о других удобствах возможно почитать отзывы, взглянуть видео, а основное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно трудящейся совокупности в течение месяца по окончании регистрации.

* Приказ Министерства финансов от 30 декабря 2005 г. N 167н «Об утверждении формы Книги учета доходов и индивидуальных предпринимателей и расходов организаций, использующих упрощенную совокупность налогообложения, и Порядка ее заполнения»:

…

1.5. Книга расходов и учёта доходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком расходов учета и Книги доходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью начальника организации (личного предпринимателя) и скрепляется печатью организации (личного предпринимателя — при ее наличии), и заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком расходов учета и Книги доходов, которая велась в электронном виде, и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью начальника организации (личного предпринимателя) и скрепляется печатью организации (личного предпринимателя — при ее наличии), и заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Источник: www.elba-buhgalter.ru

Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: