Куда относятся командировочные расходы

- kbrbank

Куда относятся командировочные расходы Мета Командировочные затраты: что включать в себестоимость?

Июль 1st, 2012 admin

Что такое служебная командировка? Служебная командировка – поездка работника на определённый срок по распоряжению начальника для исполнения служебного задания в пункте, хорошем от постоянного места работы.

На протяжении командировки за работником сохраняется место работы, занимаемая должность и средняя зарплата. Организация возмещает работнику затраты, которые связаны с командировкой, и это не зависит от того, имеется от командировки итог либо нет.

Командировочные затраты.

Что не есть командировками? В случае если постоянная работа сотрудников осуществляется в дороге либо носит разъездной (подвижный) темперамент, такие поездки не считаются командировками. При таких видах работ работникам выплачиваются особые надбавки к зарплате.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) начальника, что есть необходимым для выполнения.

По закону в командировку не допускаются:

1) беременные дамы;

2) лица до 18 лет;

3) обучающиеся, трудящиеся в организации, на период действия учебного контракта.

Дамы, у которых имеется дети в возрасте до 3 лет, смогут быть направлены в командировку лишь с их согласия.

Оформление командировок.

Большая продолжительность командировки в пределах России достигает 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

При направлении в руководителей и командировку рабочих, которые связаны с исполнением монтажных, строительных и наладочных работ, срок командировки не должен быть больше одного года.

Большая продолжительность командировок сотрудников за пределами РФ не установлена. За рубежом командировки выплачиваются так: до 61 дня на протяжении нахождения сотрудника в командировке за рубежом, ему выплачиваются суточные по нормам РФ, более 61 дня — по нормам, установленным для работников загранучреждений РФ, расположенных в пределах страны, куда послан работник в командировку.

Какие конкретно затраты возмещаются при командировках?

При командировках работнику возмещаются:

1) затраты по проезду к месту назначения и обратно;

2) затраты по найму жилого помещения;

3) суточные за время нахождения в командировке;

4) иные затраты, произведенные работником с разрешения начальника.

К тому же, за работником на период командировки сохраняется место работы, средний заработок и должность за все рабочие дни семь дней по установленному графику, характерному для постоянной работы.

Командировочное удостоверение .

Что такое командировочное удостоверение? Командировочное удостоверение – это документ, в котором отражается время нахождения работника в командировке (время его прибытия к месту назначения и время убытия оттуда).

Удостоверение подтверждает факт нахождения работника в передаче и командировке ему определенных полномочий.

Командировочное удостоверение оформляется на основании приказа начальника о направлении в командировку и визируется его подписью. После этого оно передается командированному работнику. На предприятии обязан вестись издание командировок, где указываются сведения о командированных сотрудниках, время их прибытия и убытия.

Форма командировочного удостоверения есть унифицированной – форма по учету и зарплате №Т-10.

Она может заполняться вручную либо в электронном виде. При допущенных неточностях в оформлении ошибочные записи зачеркиваются и над ними вписываются верные. Исправления визируются автографами уполномоченных лиц.

Обратная сторона формы командировочного удостоверения заполняется уже при нахождении в командировке. Сотрудник ставит отметки при убытии и прибытии из организации, куда его послали. Отметки заверяются подписью и печатью уполномоченных лиц.

При возвращении из командировки работник отдает всецело заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию и прикладывает к нему задаточный отчет с подтверждающими затраты документами.

Форму командировочного удостоверения возможно скачать тут .

Приказ на командировку .

Приказ о направлении работника в служебную командировку составляется по форме N Т-9, а вдруг работников пара — по форме N Т-9а. Основание для издания приказа — служебное задание.

Приказ распечатывается в нужном для данного предприятия количестве экземпляров. Один из которых (оригинал) в большинстве случаев хранится у начальника (в секретаря) либо в отделе кадров, а другие – в бухгалтерии либо у начальника структурного подразделения, где трудятся командированные лица.

В приказе указываются:

— Ф.И.О. работника, его табельный номер (в случае если имеется), наименование профессии (должности), другие сведения и структурное подразделение, нужные на предприятии;

— место назначения;

— цель командировки.

Эти сведенья берутся из служебного задания.

Днем начала командировки считается сутки отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем окончания – сутки прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Срок командировки начинается со времени отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае если станция места назначения: вокзал, пристань аэропорт и пр. находятся далеко за чертой населенного пункта, то время, нужное для проезда до этих транспортных узлов также учитывается.

Срок командировки (в календарных днях) — это и время нахождения работника в месте командировки, и время нахождения в пути.

Командировка возможно оплачена за счет отправляющей либо за счет принимающей организации. Все зависит от договоренности между организациями. При работе по совместительству, работник может направляться в командировку как по главной, так и по совмещаемой работе. В этом случае работодатели заключают соглашение о направлении работника в командировку.

Любой работодатель издает собственный приказ, где указываются источники возмещения каждого вида затрат и дается ссылка на это соглашение.

По строке Основание формы N Т-9 указывается дата и номер служебного задания. В случае если командировка нужна для головной организации, то по строчку Основание указывается дата и номер предписания головной организации, а служебное задание формулируется уже по приезду работника в головную организацию.

В приказе о направлении работника в служебную командировку должны быть заполнены все строки, в противном случае сотрудники налоговой администрации смогут придраться к некорректному заполнению и выбросить данный отчет из затрат из-за неосуществимости доказать, что командировка была служебная. Незаполненные строчки должны быть прочеркнуты.

В случае если в предприятии заведен таковой порядок, что согласие сотрудника на командировку оформляется отдельным документом (заявлением), то в строчке Основание указываются реквизиты данного документа.

Приказ на командировку (распоряжение) составляется кадровой работой либо вторым уполномоченным лицом.

Приказ заверяется автографами начальника структурного подразделения, что образовывает служебное задание, кадровиком, главбухом, в последнюю очередь начальником. С приказом знакомят работника под расписку.

Командировочные удостоверения выписываются на основании распоряжений (распоряжений) начальника.

Срок хранения приказа на командировку — 75 лет.

Форму приказа возможно скачать тут .

Служебное задание.

При направлении работника в командировку, составляется служебное задание на основании сведений из замысла командировок, или согласно решению начальника, изложенного в служебной записке.

В большинстве случаев для оформления служебных заданий используется форма № Т-10а, где указывается цель командировки и результаты исполнения задания.

По окончании прибытия из командировки работник образовывает отчет о исполнении служебного задания от руки в графе 12 бланка № Т-10а. Кроме этого, работник образовывает задаточный отчет.

Форму служебного задания возможно скачать тут .

Задаточный отчёт.

Посредством авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы выданного аванса соответствующими документами.

На основании приказа начальника работнику выдается задаток и указываются

сроки командировки, цели, на каковые выдаются финансовые их размер и средства.

Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа либо командировочного удостоверения, подписанного начальником.

Задаточный отчет — форма № АО-1 — заполняется в одном экземпляре, сперва – работником, после этого бухгалтером.

Подотчетное лицо заполняет задаточный отчет, показывая на лицевой стороне наименования организации, дату документа, Ф.И.О. профессию (должности), табельный номер, и назначения аванса (хозяйственные или представительские затраты).

На обратной стороне бланка указываются произведенные их суммы и затраты. Подтверждающие документы нумеруются по порядку предоставленных документов.

После этого считается общая сумма авансового отчета и пишется в строчке Итого.

Заполненный задаточный отчет с подтверждающими документами сдается в бухгалтерию, которая контролирует: даты и номера отчета, итоговую сумму затрат, количество приложенных документов. Бухгалтер по окончании проверки заполняет на оборотной стороне формы суммы затрат, принятых к учету, и проставляет бухгалтерские квитанции.

После этого бухгалтер на лицевой стороне отчета показывает остаток либо перерасход прошлого аванса, суммы взятого из кассы предприятия аванса, суммы израсходованных средств в соответствии с отчета, считает остаток либо перерасход авансовых сумм, делает бухгалтерские записи операций учета произведенных затрат.

После этого задаточный отчет утверждается начальником организации.

По окончании утверждения бухгалтер списывает подотчетные суммы совершает окончательный расчет с подотчетным лицом.

В случае если задаток употреблялся не всецело, то его остаток сдается подотчетным лицом в кассу и выписывается приходный кассовый ордер. В случае если был распознан перерасход сумм, он выплачивается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Задаточный отчёт возможно скачать тут .

Оплата суточных.

Работнику за ежедневно командировки (в т.ч. за время нахождения в пути) организация выплачивает суточные.

Сутки выезда в командировку — календарные дни (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется транспортное средство из места постоянной работы командированного, а сутки приезда – календарные дни (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы.

В случае если аэропорт, пристань либо станция, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, где расположена организация, учитывают время, нужное для проезда до места отправления транспорта.

При командировке сроком за одни сутки суточные не выплачиваются. Такое же правило, в случае если работник имеет возможность возвращаться к месту собственного проживания каждый день. Это решает сам работодатель.

Организация может устанавливать суточные в повышенном размере, но это должно быть оговорено в коллективном контракте либо втором локальном нормативном акте. Повышенные по отношению к нормативу суточные облагается НДФЛ и единым социальным налогом.

Суточные на сегодня составляют 700 рублей — по командировкам по России, и 2500 — по загранкомандировкам.

Оплата транспортных затрат.

Транспортные затраты возмещаются работнику в размере:

1. стоимости проезда водным, воздушным, автомобильным, ЖД транспортом неспециализированного назначения,

2. страховых платежей по национальному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,

3. одолжений по предоплате проездных билетов;

4. стоимости постельных принадлежностей;

5. стоимости затрат по проезду к станции, аэропорту, пристани, если они находятся за чертой населенного пункта, где расположена организация.

Оплата проезда на такси не включается в транспортные затраты.

При утере проездных документов работнику возмещаются затраты по минимальной цене.

Затраты по найму жилого помещения.

При найме жилого помещения затраты оплачиваются сотруднику в полном размере на основании подтверждающих документов.

В случае если работник не имеет возможности подтвердить затраты по найму жилого помещения документально, они возмещаются по нормативам.

Пользование мини-барами, прочими прелестями и саунами судьбы не оплачиваются, если они выделены в счете отдельной строчком.

Питание и другие индивидуальные услуги, включаемые в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. Затраты возмещаются в пределах установленных норм за раз в день.

В случае если работник сам выбирает себе жилое помещение, его затраты, которые связаны с наймом жилья, не возмещаются. Такие затраты смогут возмещаться лишь с разрешения начальника с последующим начислением всех налогов.

В случае если в счете отдельной строчком выделено наличие в номере телефона, холодильника либо телевизора, эти услуги считаются минимально нужными удобствами. Соответственно, они возмещаются как затраты за проживание и не учитываются в совокупном доходе работника.

Возмещение других затрат.

При заграничной командировке задаток возможно выдан работнику банковскими либо дорожными чеками в зарубежной валюте. В этом случае сотруднику возмещаются комиссионные, удержанные за обмен валюты.

В случае если командировка связана с исполнением задания работодателя, такие затраты смогут возмещаться работнику и не облагаться НДФЛ. Это, к примеру, страховые сборы (включая медицинскую страховку), оплата переводчика, цена входных билетов на выставку, ярмарку, биржу, конгресс для работы, цена каталогов, консульские сборы и другие.

Командировочное удостоверение без отметок о убытии и прибытии.

В случае если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии либо убытии, таковой документ не принимается сотрудниками налоговой администрации. К примеру, в случае если командировка связана с переговорами у физического лица.

Какие конкретно документы подтверждают факт командировки в этом случае?

1. приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;

2. проездные документы, где указана выбытия и дата прибытия из места проведения служебной поездки;

3. служебное задание;

4. задаточный отчет с подтверждающими документами: счет из гостиницы, где указывается время нахождения работника в месте проведения командировки.

Заграничные командировки.

В случае если работник находится в зарубежной командировке долгое время, он обязан декларировать собственные доходы самостоятельно. В этом случае не используются нормы Русского законодательства (ст. 226 и ст.

230 НК РФ).

Однодневные командировки.

Выплачивать ли суточные при однодневных командировках? Как показывает опыт, налоговые органы исключают суточные при однодневной командировке из себестоимости.

Наряду с этим все остальные затраты оплачиваются: проезд к месту командировки и обратно, затраты по найму жилого помещения. Суточные выплачиваются работнику, если он находится вне места постоянного жительства более 24 часов.

Вместо суточных возмещение питания.

Время от времени компании вместо суточных, выплачивают работнику компенсацию за питание, что оговаривается внутренними документами.

В этих обстоятельствах сумма на питание не включается сотрудниками налоговой администрации в себестоимость, поскольку возмещение затрат на питание в командировке не предусмотрено законодательством: ни Положением о командировках, ни Трудовым кодексом.

А вот с НДФЛ вторая обстановка: сотрудника в служебную поездку направляет работодатель по собственной инициативе, соответственно, затраты на питание кроме того в ресторанах, он несет в силу исполнения собственных обязанностей.

Исходя из этого возмещение затрат на питание не имеет возможности определяться как доход работника (ЖД. 41 НК РФ).

Р.S.

Итак, все командировочные затраты списываются в себестоимость по нормам. При превышении норм, работнику согласно решению начальника смогут быть компенсированы затраты, но они не учитываются при налогообложении прибыли, и на них начисляются ЕСН и отчисления в пенсионный фонд. Помимо этого, эти затраты увеличивают доход самого работника и, соответственно облагаются НДФЛ.

В случае если дополнительные затраты возможно оправдать как экономически обоснованные, такие затраты НДФЛ не облагаются, но вам необходимо весьма попытаться это доказать!

Бесплатная книга

Как вычислить отпускные верно и успеть отдохнуть.

Источник: prednalog.ru

Командировочные расходы — какие и сколько можно учесть в бухучёте, сумма суточных

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: