Офисные технологии разработки документов

- kbrbank

Офисные технологии разработки документов

Классификация прикладных программ

В большинстве случаев к прикладным программам относят следующие классы программ:

    текстовые процессоры; текстовые процессоры; графические редакторы; совокупности управления базами данных; электронные таблицы; совокупности автоматизированного проектирования; настольные издательские совокупности; экспертные совокупности; Web -редакторы; браузеры; интегрированные совокупности делопроизводства; бухгалтерские совокупности; денежные аналитические совокупности; и т.д.

Главные функции текстовых редакторов заключаются во редактировании и вводе текстов. Дополнительные функции пребывают в автоматизации редактирования и процессов ввода.

Главное отличие текстовых редакторов от текстовых процессоров в том, что они разрешают не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, другими словами оформлять. К главным средствам текстовых редакторов относятся средства обеспечения сотрудничества текста, графики, таблиц и других объектов, составляющих документ, а к дополнительным — средства автоматизации процесса форматирования.

Графические редакторы предназначены для и обработки графических изображений. В данном классе программ различают растровые редакторы, программные средства и векторные редакторы для и обработки трехмерной графики (3 D -редакторы). Растровые редакторы используются, в то время, когда графический объект представлен в виде комбинации точек, образующих растр и владеющих особенностями яркости и цвета.

Таковой подход действен, в случае если графическое изображение имеет большое количество полутонов и информация о цвете элементов, составляющих объект, серьёзнее, чем информация об их форме. Это характерно для фотографических и полиграфических изображений. При подготовке печатных изданий растровые редакторы используются для обработки изображений, их ретуши, художественных композиций и создания фотоэффектов (коллажей).

Возможности создания новых изображений средствами растровых редакторов ограничены и не всегда эргономичны. Заблаговременно подготовленные картинки вводятся в компьютер посредством особых аппаратных средств (сканеров), а после этого обрабатываются посредством растрового редактора.

Векторные редакторы отличаются от растровых методом представления информации об изображении. Элементарным объектом векторного изображения есть не точка, а линия. Таковой подход характерен для чертежно-графических работ, в которых форма линии имеет большее значение, чем информация о цвете отдельных точек.

В векторных редакторах любая линия рассматривается как математическая кривая и представляется не комбинацией точек, а математической формулой (в компьютере сохраняются не координаты точек линии, а числовые коэффициенты формулы, которая эту линию обрисовывает). Такое представление намного компактнее, чем растровое.

Эти занимают значительно меньше места, но построение любого объекта выполняется не несложным отображением точек на экране, а сопровождается постоянным пересчетом параметров кривой в координаты экранного либо печатного изображения. Соответственно, работа с векторной графикой требует более производительных компьютеров. Векторные редакторы удобны для создания новых изображений, но не употребляются для обработки готовых картинок.

Они нашли широкое использование в рекламном бизнесе, их используют везде, где стиль художественной работы близок к чертежному.

Редакторы трехмерной графики применяют для трехмерных композиций. Они имеют две характерные изюминки. Во-первых, они разрешают гибко руководить сотрудничеством особенностей поверхности изображения объектов со особенностями источников освещения и, во-вторых, разрешают создавать трехмерную анимацию.

Исходя из этого редакторы трехмерной графики часто именуют кроме этого 3D-аниматорами.

Совокупности управления базами данных (СУБД). Базами данных именуют огромные массивы данных, организованных в разные структуры. Главными функциями СУБД являются:

    создание безлюдной (незаполненной) структуры базы данных; представление средств ее заполнения либо импорта данных из таблиц второй базы; обеспечение возможности доступа к данным, и фильтрации средств и предоставление поиска.

Многие СУБД дополнительно предоставляют возможности проведения анализа данных и их обработки. В следствии вероятно создание новых таблиц на базе имеющихся.

Электронные таблицы (ЭТ) предоставляют комплексные средства хранения разных типов данных и их обработки. В ЭТ основной упор смещен не на хранение массивов данных и обеспечение доступа к ним, а на преобразование данных, причем в соответствии с их внутренним содержанием. В отличие от баз данных, каковые в большинстве случаев содержат широкий спектр данных (от числовых и текстовых до мультимедийных), для ЭТ характерна повышенная сосредоточенность на числовых данных и способах работы с ними.

Главное свойство ЭТ пребывает в том, что при трансформации содержания любой ячейки таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех других ячейках, которые связаны с поменянными соотношением, заданным математическими либо логическими выражениями (формулами). удобство и Простота работы с ЭТ содействуют их широкому применению в сфере бухучёта, в качестве универсальных инструментов анализа денежных, сырьевых и товарных рынков, другими словами везде, где нужно автоматизировать систематично повторяющиеся вычисления больших количеств числовых данных.

Совокупности автоматизированного проектирования (САПР либо CAD -совокупности) предназначены для автоматизации проектно-конструкторских работ. Используются в машиностроении, приборостроении, архитектуре и т.п. Не считая чертежно-конструкторских работ эти совокупности разрешают проводить выбор и простейшие расчёты готовых конструкторских элементов из широких баз данных.

Настольные издательские совокупности предназначены для автоматизации процесса подготовки полиграфических изданий. От текстовых редакторов эти совокупности отличаются расширенными средствами управления сотрудничеством текста с параметрами страницы и с графическими объектами, но, они владеют пониженными функциональными возможностями по автоматизации редактирования и ввода текста. Настольные издательские совокупности в большинстве случаев используют к документам, прошедшим предварительную обработку в графических редакторах и текстовых процессорах.

Экспертные совокупности (ЭС) предназначены для анализа данных, содержащихся в базах знаний, и выдачи рекомендаций по запросам пользователей. Такие совокупности используются в тех случаях, в то время, когда данные прекрасно формализуются, но для принятия ответа требуются широкие особые знания. Характерными областями применения ЭС являются юриспруденция, медицина, фармакология, химия. Серьёзной изюминкой ЭС есть их свойство к саморазвитию.

Данные сохраняются в базе знаний в виде фактов, между которыми посредством экспертов-специалистов устанавливается определенная совокупность взаимоотношений. В случае если на этапе тестирования экспертной совокупности устанавливается, что она дает заключения и некорректные рекомендации по конкретным вопросам либо не дает их по большому счету, это указывает или отсутствие серьёзных фактов в ее базе, или нарушения в логической совокупности взаимоотношений.

И в том и другом случае ЭС сама обязана сгенерировать достаточный комплект запросов к специалисту и машинально повысить собственный уровень качества. С применением ЭС связана особенная область научной деятельности, именуемая инженерией знаний. Инженеры знаний — это эксперты особенной квалификации, выступающие в качестве промежуточного звена между разработчиками ЭС (программистами) и ведущими экспертами в конкретных областях науки и техники (специалистами).

Web -редакторы — это особенный класс редакторов, объединяющих в себе свойства текстовых и графических редакторов. Они предназначены для и редактирования Web -документов. Web -документы — это электронные документы, при подготовке которых направляться учитывать последовательность изюминок, которые связаны с приемом/передачей информации в сети.

Браузеры (корреспонденты, средства просмотра Web ) относятся к программным средствам, предназначенным для просмотра электронных документов, выполненных в формате HTML (документы этого формата употребляются в качестве Web -документов). Современные браузеры воспроизводят не только текст и графику, но и музыку, людскую обращение, снабжают прослушивание радиопередач в сети, просмотр видеоконференций, работу со работами электронной почты, с совокупностью телеконференций (групп новостей) и другое.

Интегрированные совокупности делопроизводства являются программные средства автоматизации рабочего места начальника. К главным функциям подобных систем относятся функции создания, форматирования и редактирования несложных документов, централизация функций электронной почты, факсимильной и телефонной связи, мониторинг и диспетчеризация документооборота предприятия, координация деятельности подразделений, оптимизация административно-хозяйственной деятельности и поставка по запросу своевременной и справочной информации.

Бухгалтерские совокупности — это специальные совокупности, сочетающие в себе текстовых и табличных редакторов, электронных таблиц и СУБД. Они предназначены для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских их учёта и документов предприятия, для ведения квитанций замысла бухучёта, и для автоматической подготовки регулярных отчетов по результатам производственной, хозяйственной и денежной деятельности в форме, принятой для представления в налоговые органы, органы и внебюджетные фонды статистического учета.

Денежные аналитические совокупности — это класс программ, применяемых в банковских и биржевых структурах. Они разрешают осуществлять контроль и прогнозировать обстановку на денежных, товарных и сырьевых рынках, создавать анализ текущих событий, готовить сводки

и отчеты.

Не считая перечисленных программных комплексов к прикладному ПО относят разные обучающие, развивающие, справочные и программы и развлекательные системы. Характерной изюминкой этого класса программ являются повышенные требования к мультимедийной составляющей (применение музыкальных композиций, средств графической анимации и материалов).

Одна из главных задач, решаемых средствами вычислительной техники на предприятии ? автоматизация процесса управления, в частности автоматизация делопроизводства. С позиций информатики делопроизводство ? это процесс обработки информации.

Информация в делопроизводстве постоянно имеет определенный вид: это или тексты на подмножестве естественного языка, которая именуется рабочий прозой, или комплект числовых данных, значительно чаще организованный в таблицы, или графические образы, относящиеся к классу рабочий графики. Помимо этого, в делопроизводстве обширно распространен еще один своеобразный вид информации (правильнее носитель данных) ? формализованные бланки, либо легко формы.

Обработка рабочий информации носит, по большей части, рутинный темперамент. Сюда можно отнести поиск и хранение данных, обработку данных, копирование и пересылку. Рутинные операции должны быть автоматизированы прежде всего. Автоматизация конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинается с составления перечня автоматизируемых функций:

    бухучёт; обработка корреспонденции; технический учет; планирование главной деятельности; управление кадрами и т.д.

В больших компаниях за исполнение каждой таковой функции отвечает целое подразделение, а в небольших компаниях время от времени один человек несёт ответственность за все, но список данный остается приблизительно одним и тем же. Список этих функций ? объективная черта делопроизводства.

Исходя из этого пакет программ автоматизации делопроизводства обязан содержать программы, автоматизирующие исполнение перечисленных функций. В большинстве случаев любая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора по кадрам и т.д.

Опыт говорит, что посредством опытных программистов возможно создать конкретные АРМ (приложения) для автоматизации конкретных функций в конкретном офисе, но разработчикам приходится сопровождать эти приложения в течение времени эксплуатации. В следствии одной задачей всегда занимаются два человека вместо одного, что легко дорого.

Возможно в офисе установить особые пакеты прикладных программ, к примеру, 1С:Предприятие и автоматизировать работу бухгалтерии, кладовщиков, инспекторов по кадрам. Эти программы стоят также достаточно дорого, требуют особой подготовки пользователей, а круг их функциональных возможностей ограничен.

Возможно пойти По другому пути: вычленить базисные информационные структуры, каковые лежат в базе любого делопроизводства, и создать качественные универсальные средства для работы с ними. Как раз по этому пути пошли разработчики Микрософт Office. Они включили в собственные программы не только средства для ответа базисных информационных задач, но и снабдили их универсальными средствами создания функциональной части, с том числе и для исполнения функций делопроизводства.

Сейчас пользователь может сам создать нужную ему функциональную часть и сам сопровождать ее на протяжении эксплуатации. Наряду с этим знание особых языков программирования вовсе не обязательно. Благодаря этим качествам прикладные программы неспециализированного назначения Микрософт Office являются самыми популярными в Российской Федерации.

1. Состав Микрософт Office

Семейство прикладных программ неспециализированного назначения Микрософт Office содержит ряд и основные компоненты запасных приложений. Главными компонентами семейства являются:

    Текстовый процессор Микрософт Word. Совокупность электронных таблиц Микрософт Excel . Совокупность подготовки презентаций Микрософт PowerPoint . Совокупность управления персональной информацией Outlook . Совокупность управления базами данных Микрософт Access . Совокупность управления подшивками Микрософт Binder . Совокупность управления Web -узлами Микрософт FrontPage . Графический редактор PhotoDraw . Настольная издательская совокупность Микрософт Publisher . Совокупность управления проектами Микрософт Project . Совокупность управления персоналом Микрософт Team Manager .

Настоящий состав пакета, устанавливаемого в офисе, зависит от многих факторов:

    Устанавливаемый набор (либо редакция) пакета. Пакет выпускается в нескольких редакциях, и состав приложений в различных редакциях разен. Источник установки пакета. Установка возможно выполнена с компакт-диска либо с сетевого сервера. Комплекты файлов, каковые появляются на компьютере в следствии установки, значительно различаются.
    ОС. Микрософт Office может трудиться под управлением Windows 95, Windows 98, Windows NT Wor k station 4.0 и Windows NT Server 4.0, Windows 2000, Windows XP и т.д. ОС кроме этого влияет на состав устанавливаемых компонентов. Параметры, заданные при установке Микрософт Office.
    Установка может осуществляться выборочно, на протяжении которой указываются десятки свободных параметров, воздействующих на состав пакета.

В случае если образно представить себе Микрософт Office как громадное строение, в которое необходимо войти, для получения доступа к определенным средствам, то главные приложения ? это парадные подъезды. Войти возможно в любой, но эргономичнее входить в тот, что соответствует намеченной цели. Кое-какие подъезды смогут быть закрыты (приложения не установлены) ? это не мешает пользоваться строение в целом.

Не считая парадных подъездов имеется еще тайные лазейки и служебные входы.

Служебные входы ? это вспомогательные приложения, каковые устанавливаются вместе с главными приложениями. Ими возможно воспользоваться из главных приложений либо вызывать независимо. Вспомогательные приложения разрешают сохранить результаты работы в виде отдельного файла либо в виде объекта, внедренного в документ главного приложения.

К запасным приложениям Микрософт Office возможно отнести:

    Программа рисования организационных схем Микрософт Organization Chart . Программа создания фигурных текстов Микрософт WordArt . Редактор математических формул Микрософт Equation . Программа построения диаграмм Микрософт Graph . Графический редактор Микрософт Photo Editor . Средство рисования Микрософт Draw . Программа отображения данных на географических картах Микрософт Map . Интерпретатор запросов к внешним базам данных Микрософт Query . Работа индексации документов Микрософт Find Fast . Диагностическая программа Сведения о совокупности. Средство настройки языковых параметров Выбор языка Микрософт Office . Редактор сценариев Микрософт Script Editor. Коллекция клипов и картинок Микрософт ClipArt . Средство поиска документов в папках файловой электронной почты и системы Микрософт Extended Finder .

Архитектура конкретного экземпляра Микрософт Office возможно очень причудлива. Не считая главных и запасных приложений смогут быть установлены надстройки и различные пристройки, каковые возможно условно поделить на три группы:

    Независимые приложения, созданные компанией Микрософт в едином входящие и стиль в состав семейства, но не входящие (формально) в состав пакета (к примеру, совокупность управления персоналом Micr o soft Team Manager и совокупность управления проектами Микрософт Project ). Надстройки над компонентами Микрософт Office. созданные компанией M i crosoft и воображающие собой готовые ответы либо дополнительные функции. В большинстве случаев, надстройки оформляются не в виде готовых к исполнению программ, а в виде документов особого типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки ( DLL ) и т.д. Часть надстроек возможно установлена вместе с Микрософт Office. а часть устанавливается дополнительно. Приложения, созданные свободными исполнителями для пользователей Микрософт Office .

Так, Микрософт Office ? это семейство приложений с громадным будущим, которое энергично начинается и распространяется.

2. Документы Микрософт Office

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Микрософт O f fice неспециализированное наименование — документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какие конкретно типы данных в них сохраняются. В большинстве случаев, документы различных типов обрабатываются различными программами.

Единица хранения данных в ОС именуется файлом. С позиций ОС файлы являются неделимыми объектами, каковые владеют определенными особенностями, в частности именем. Имя имеет расширение. характеризующее тип файла и программу, благодаря которой данный файл создан.

В большинстве случаев, любой документ представляется в компьютере одним файлом. В Микрософт Office принята определенная дисциплина именования фалов, сущность которой пребывает в применении расширения имени файла для указания типа документа, воображаемого этим файлом.

В талб.1 перечислены самый распространенные типы документов, с которыми трудятся программы Micr o soft Office.

Таблица. Главные типы документов в Микрософт Office

Источник: 5fan.ru

Маркетинговая стратегия: инструмент-документ. Мастер-класс Ильи Балахнина

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: