Операторы эдо: кто они и зачем нужны?

Сейчас при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у бизнеса имеется выбор: воспользоваться одолжениями операторов, или выстроить работу по обмену документами с агентами самостоятельно, обмениваясь напрямую.

Из-за данной двойственности в сети довольно часто возможно встретить большое количество различных точек зрения, к примеру таких: «операторы электронного документооборота полностью не необходимы, пятое колесо в телеге», «требование законодательства об необходимом выставлении электронных квитанций-фактур через операторов ЭДО не оправдано», «через операторов ФНС возьмёт доступ ко всем документам бизнеса» и т.д. и т.п.

Что это? Незнание либо легко непринятие нового, а, возможно, операторы – это надуманная потребность? Позволяйте разбираться, кто же такие операторы ЭДО, и какие конкретно функции они делают.

Начнем, пожалуй, с требований законодательства. Прежде всего, обратимся к определению понятия «оператор электронного документооборота». В Приказе ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@ находим: «оператор электронного документооборота – организация, владеющая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота квитанций-фактур в электронном виде с применением электронной подписи».

Интересен тот факт, что это не единственное определение, содержащееся в нормах законодательства. В Распоряжении Правительства от 26.12.2011 N 1137 под оператором электронного документооборота понимается организация, снабжающая обмен открытой и тайной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота квитанций-фактур между покупателем и продавцом.

Определения имеют кое-какие различия, но полностью схожи в том, что операторы призваны снабжать электронный документооборот квитанциями-фактурами. Закрепить такую важную функцию в определении не хватает, в подтверждение чему, находим пп. 1.3 главы 1 Приказа Министерства финансов от 25.04.2011г.

N 50н, в соответствии с которому получение и выставление электронных квитанций-фактур должно осуществляться через операторов электронного документооборота. Выходит, выставлять электронные квитанции-фактуры напрямую не разрещаеться требованиями законодательства. И это верно.

В данной ситуации оператор выступает третьим, незаинтересованным лицом, которое постоянно сможет подтвердить факт передачи любого документа. Это не редкость очень нужно в спорных обстановках.

Кто такие операторы и из-за чего законодательство требует создавать обмен электронными квитанциями-фактурами только посредством их одолжений ясно. Давайте сейчас поболтаем, какие конкретно преимущества приобретают компании, пользующиеся одолжениями операторов, в отличие от организаций самостоятельно выстраивающих внешний обмен.

1. Каждые документы в электронном виде

Ассоциировать операторов лишь с электронными квитанциями-фактурами очень неправильно. Сейчас разрабатываются и другие форматы электронных документов, что разрешит со временем совсем отказаться от бумаги. Так, уже имеется рекомендуемые ФНС РФ форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ/одолжений ( Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. N MMB-7-6/172@).

В целом, через оператора возможно обмениваться любыми электронными документами, основное, дабы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для электронных подписей и отображения документов (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

2. Подключение к Регламенту обмена

Существует ошибочное вывод, что оператор выступает только в роли транспорта, и больше ничего не делает. Очевидно, это не верно. Операторы ЭДО решают за абонента целый ворох забот, а также, организационных.

К примеру, подключившись к оператору ЭДО, вы один раз присоединяетесь к Регламенту обмена и имеете возможность осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений. В то время, как при обмене напрямую, в первую очередь, вам нужно будет подписать контракт о начале межкорпоративного сотрудничества «любой с каждым». При наличии более 100 контрагентов таковой вариант сотрудничества многократно увеличивает издержки.

И это при том, что обмен еще не начат.

3. Работа из различных КИС

Любой ваш агент трудится в какой-то собственной корпоративной информационной совокупности, и он бы желал приобретать и отправлять документы, не выходя из нее, не меняя ее привычный вид и просто не усложнять себе жизнь. Снова неудобства, разногласия, неприятности, каковые нужно решать самостоятельно, что, вероятнее, потребует больших сил и времени. Операторы готовы предоставлять интеграционные ответы для различных информационных совокупностей.

В случае если в компании нет информационной совокупности, то оператор предложит работу посредством веб-клиента, внешний вид которого весьма схож с почтовым сервисом.

4. Хранение

Поставить работу приёма и отправки электронных документов – полбеды, спустя некое время остро поднимется вопрос хранения документов, и не просто, а с сохранением их юридической силы. Сейчас фактически все операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения документов, владеющих юридической силой, на собственной стороне.

5. Помощь

При выстраивании любых процессов происходит столкновение с трудностями, появляются вопросы, каковые нужно решать без промедлений. Подключаясь к оператору, по всем вопросам в любое время вы сможете обратиться в научно-техническую поддержку сервиса, сотрудники которой специалисты собственного дела.

6. Сотрудничество с ФНС

В случае если вас кто-то пробует убедить, что ФНС РФ возьмёт доступ к вашим документам при подключении к оператору, он очень сильно заблуждается. Операторы электронного документооборота не воображают документы в национальные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.

С возникновением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, другими словами инспекторы ФНС РФ, как и прежде, смогут взять документы лишь от плательщика налогов по окончании направления ему требования.

Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@. В указанном нормативно-правовом акте кроме этого находятся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.

7. Уровень качества

В то время, когда говорят, что для отправки и получения электронных документов, подписанных электронной подписью, возможно применять простую email – это правда. Но, согласитесь, в случае если в компании пригодилось организовать телефонную сообщение либо, к примеру, наладить электричество, никто не стремиться сделать это самостоятельно. Все приглашают намерено обученных людей, талантливых оказывать нужные услуги и любой занимается своим делом.

Эксперты организовывают, настраивают, сопровождают – вы трудитесь.

Подобно и с операторами ЭДО. Они предлагают вам услуги, оставляя право выбора за вами, вы пользуетесь. И совсем ясно, что за каждые услуги нужно платить. Цена отправки электронных документов обычно зависит от их количества. Чем больше отправлений, тем меньше цена за любой документ.

Кроме этого операторы предлагают разные тарифные замыслы, каковые возможно гибко подстроить под конкретного абонента. Кое-какие, к примеру, в рамках пилотного проекта позволяют обмениваться документами полностью безвозмездно.

8. Развитие разработок

При обмене напрямую вы ни при каких обстоятельствах не сможете угнаться за поддержкой качества и стремительным развитием технологий связи между организациями. Тогда как операторы не смогут позволить себе на месте. улучшение качества и Постоянное развитие одолжений дает преимущества в конкурентной борьбе.

9. Трансформации законодательства

Уследить за всеми трансформациями законодательства самостоятельно также не так-то легко, мало следить – нужно делать все требования, каковые предъявляют нормативные правовые акты. Операторы неизменно вовремя уведомят обо всех трансформациях и обязательно выстраивают собственную работу в соответствии с требованиями законодательства.

Подводя результат, хочется подметить, что число спорных заблуждений и вопросов делается меньше. Законодательство, конкретная бизнес-развитие и практика самих операторов делают внешний электронный документооборот дешёвым, понятным, прозрачным.

И со временем у пользователей совсем отпадут последние сомнения в том, что операторы электронного документооборота вправду скоро и как следует решают множество вопросов организационного характера в области межкорпоративного сотрудничества. Это практически целая отрасль сервисных одолжений, пренебрегать которой – как минимум, недальновидно.

Финансовая жизнь