Оплата служебных командировок и командировочные расходы

- kbrbank

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и вычислить суточные.

2. В каком порядке возмещаются затраты на командировки.

3. Как отразить командировочные затраты в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может появиться по самым различным обстоятельствам: участие в переговорах, заключение соглашения с агентом, приобретение имущества и т.д. Подробнее о том, какие конкретно поездки сотрудников будут считаться служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы имеете возможность прочесть в прошлой статье.

Но верно оформить командировку – это лишь полдела: для бухгалтера особенный интерес воображает «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что каждая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к каким относятся, к примеру, затраты на проживание и проезд сотрудника в месте командирования. Помимо этого, работнику за время командировки надеется оплата, вычисленная в особенном порядке.

В данной статье обращение отправится именно о выплатах, связанных со служебной командировкой, их налогообложении и учётном отражении.

Работнику, направленному в служебную командировку, надеются следующие выплаты:

  • оплата дней, совершённых в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных на протяжении командировки затрат (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается задаток в сумме суточных, и грядущих командировочных затрат. Задаток может выдаваться как наличными из кассы, так и методом перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник воображает в бухгалтерию задаточный отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: или работнику возмещается перерасход, или он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Зарплата за дни командировки начисляется работнику по результатам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший сутки, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Но все выплаты имеют собственные особенности, которые связаны с порядком расчета, и начисления НДФЛ и взносов. Исходя из этого подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, совершённые в служебной командировке, работнику начисляется средний доход (п. 9  Положения об изюминках направления работников в служебные командировки). Средний доход за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об изюминках порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний доход за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего дохода, начисленные работнику в расчетном периоде (список этих выплат установлен п. 2 Положения об изюминках порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. В случае если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с самого начала работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

. Обратите внимание: Выходные либо нерабочие праздники, совершённые в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни трудился либо выехал в командировку, возвратился из командировки, пребывал в пути к месту командировки либо обратно. Оплата выходных либо нерабочих праздников, совершённых в командировке, производится в размере не меньше двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) либо в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об изюминках направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом просматривайте в статье «Работа в праздники и выходные: как оформить и оплатить» .

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила собственного работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, наряду с этим 8 февраля (сутки выезда в командировку) и 14 февраля (сутки возвращения из командировки) приходятся на субботу и воскресенье, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, и на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны всецело. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб. дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Зарплата за неполностью отработанные месяцы составила:
  • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
  • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего дохода, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
    • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
      • 230 дн. (245 – 10 – 5)
      • Средний доход за рабочие дни командировки:
        • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
        • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
          • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
          • Итого оплата дней командировки:
            • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

              • ***

              С сумм оплаты дней, совершённых работником в командировке, удерживается НДФЛ, и начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

              При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан компенсировать ему дополнительные затраты, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за любой календарный сутки нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздники, и дни, совершённые в пути (п.

              11 Положения об изюминках направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем верно» .

              Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, любой работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о командировках). Целесообразно раздельно прописать размер суточных для командировок по РФ и раздельно – для командировок за границу. Наряду с этим для загранкомандировок суточные выплачиваются:

              • за сутки выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
              • за сутки въезда в Российской Федерации — по нормам для командировок по РФ.

              Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте либо по проездным документам (для стан СНГ).

              . Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (в то время, когда сутки выезда в день и командировку возвращения совпадают) суточные:

              • не выплачиваются, в случае если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об изюминках направления работников в служебные командировки);
              • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, в случае если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об изюминках направления работников в служебные командировки).

              НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за ежедневно командировки по РФ и 2500 руб. за ежедневно загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст.

              9 Закона № 212-ФЗ).

              Возмещение затрат, которые связаны с командировкой

              В соответствии с ст. 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать работнику, направленному в командировку, следующие затраты:

              • по проезду;
              • по найму жилого помещения;
              • иные затраты, произведенные работником с разрешения либо ведома работодателя.

              Как и при с суточными, порядок возмещения затрат, понесенных работником в командировке, нужно закрепить в локальном нормативном акте. Так, к примеру, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, возможно прописать, что затраты на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме практически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса либо категории (к примеру, в салоне экономического класса при пользования самолетом). Так, у работников не появится соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных затрат.

              Для обоснования понесенных затрат работник по возвращении из командировки воображает задаточный отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, к примеру:

              • для затрат на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета либо посадочного талона (при приобретения электронного билета); чеки ККТ (в случае если употреблялись услуги такси); документы, подтверждающие применение личного транспорта сотрудника (в случае если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
              • для затрат по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; контракт аренды квартиры (помещения); контракт с риэлтерским агентством (в случае если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру либо чек ККТ, свидетельствующие об оплате одолжений агентства недвижимости, и т.д.
              • для других затрат: документы, подтверждающие оплату одолжений связи, перечни телефонных вызовов с указанием дат и времени (для затрат на услуги связи); грузовая квитанция (для затрат по хранению багажа) и т.д.

              В ТК список затрат, каковые работодатель компенсирует командированному работнику есть открытым, другими словами в числе иных затрат смогут возмещаться фактически каждые затраты, предусмотренные локальным актом о командировках либо произведенные с разрешения работодателя. Помимо этого, работодатель может предусмотреть порядок возмещения затрат, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Но не все  командировочные затраты, каковые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

              Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие затраты на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст.

              20.2 закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 закона № 212-ФЗ):

              • на проезд до места назначения и обратно,
              • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
              • затраты на проезд в аэропорт либо на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок,
              • на провоз багажа,
              • затраты по найму жилого помещения,
              • затраты на оплату одолжений связи,
              • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
              • сборы за выдачу (получение) виз,
              • затраты на обмен наличной валюты либо чека в банке на наличную зарубежную валюту.

              Как видите, данный список есть закрытым. Так, в случае если работодатель возмещает сотруднику затраты, не поименованные в списке, к примеру, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих затрат нужно будет удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Министерства финансов России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздрав России от 26.05.2010 № 1343-19).

              Выплаты сотрудникам в возмещение указанных затрат на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов лишь при условии их документального подтверждения. В случае если подтверждающих документов нет. то затраты на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Затраты по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами полностью, а НДФЛ – в части, превышающей:

              • 700 руб. в сутки для командировок по РФ;
              • 2500 руб. в сутки для командировок за границу.

              . Обратите внимание: В некоторых случаях затраты на проживание и проезд сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не будут считаться таковыми, и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

              • затраты на питание, цена которого раздельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Министерства финансов от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
              • затраты на проезд, в случае если даты командировки и даты билетов не совпадают (к примеру, в случае если сотрудник применял отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Министерства финансов от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

              Налоговый учет командировочных расходов и оплаты командировок

              Чтобы затраты на служебные командировки сотрудников возможно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — затраты», такие затраты должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

              Документальное подтверждение командировочных затрат включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и зарплате , бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие затраты сотрудника в командировке. Экономически оправданными затраты рассказать о том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

              В целях расчета налога на прибыль, и при УСН («доходы — затраты») затраты плательщика налогов, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в такой последовательности:

              • В составе затрат на зарплату (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему доходу за время командировки, и оплата выходных дней в командировке;
              • В составе других затрат, которые связаны с реализацией и производством (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие затраты на командировки:
              • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
              • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
              • наем жилого помещения, а также затраты на оплату дополнительных одолжений, оказываемых в отелях (за исключением затрат на обслуживание в ресторанах и барах, затрат на обслуживание в номере, затрат за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
              • получение и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных подобных документов;
              • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, вторыми подобными сооружениями и иные сборы и аналогичные платежи.

              Указанные затраты на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

              • на дату утверждения авансового отчета – в случае если затраты оплачены за счет выданного работнику аванса;
              • на дату выплаты возмещения работнику — в случае если затраты оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему по окончании утверждения авансового отчета.

              Бухучёт командировочных расходов и оплаты командировок

              Источник: buh-aktiv.ru

              Пример расчета командировочных расходов и суточных.

              Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: