Путевые листы: оформление и порядок списания гсм

- kbrbank

Путевые листы: оформление и порядок списания гсм

Путевые страницы: порядок и оформление списания ГСМ

Расход бензина шофер организации при исполнении им служебных заданий подтверждает путевым страницей, в соответствии с которому производится списание выданного в подотчет израсходованного бензина (талонов на бензин). Непременно, принципиально важно верно заполнить этот документ, потому, что он есть первичным учетным документом не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. В статье рассматривается, как в соответствии с нормам законодательства направляться заполнять путевые страницы автомобилей , какие конкретно обычные неточности видятся при их оформлении и как на основании этого документа списать бензин бухгалтеру.

Заполнение путевых страниц в бухгалтерском учете в рамках уставной и приносящей доход деятельности — подтверждение правомерности списания горюче-смазочных материалов (ГСМ). В налоговом учете, что осуществляется по приносящей доход деятельности, путевые страницы подтверждают включение в состав затрат затрат по горюче-смазочным материалам при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) все хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются первичными учетными документами. Чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Распоряжением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных автомобилей и механизмов, работ в автомобильном транспорте (потом — Распоряжение N 78) утверждена форма путевого страницы. Но она создана для автомобильных организаций. Вследствие этого у бухгалтеров бюджетных учреждений довольно часто появляется вопрос: должны ли они применять форму путевого страницы, приведенную в данном распоряжении, либо им направляться создать собственную?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (потом — Письмо N 03-03-04/2/23) объяснил, что форма путевых страниц, утвержденная Распоряжением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации транспортных средств (грузовых, легковых, а также служебных, машин, специальных и такси), и носит необходимый темперамент лишь для транспортных организаций.

Остальные организации, среди них и бюджетные, смогут создать собственную форму путевого страницы или иного документа, подтверждающего произведенные затраты в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, в частности:

а) наименование документа;

б) дата его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и финансовом выражении;

е) наименования должностей лиц, важных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) индивидуальные автографы указанных лиц.

Как показывает опыт, бюджетные учреждения применяют форму путевого страницы, утвержденную Распоряжением N 78, так как она содержит данные, нужную для списания израсходованных ГСМ. Применение установленной данным распоряжением формы путевого страницы целесообразно еще и вследствие того что она привычна и не вызывает дополнительных вопросов у органов ГИБДД при проверке. Так как путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки, и дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги неспециализированного пользования для исполнения задания.

Неточности оформления путевых страниц

Срок оформления

Перед тем как разглядеть обычные неточности при заполнении путевых страниц, ответим на актуальный и довольно часто задаваемый бухгалтерами вопрос: возможно ли выдавать путевой лист не на ежедневно, а на более долгий срок, к примеру на 7 дней? направляться обратиться к Письму N 03-03-04/2/23, в соответствии с которому, если еженедельное (ежемесячное) составление путевого страницы разрешает организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист может составляться на данный срок.

Верно оформленный путевой лист, даже если он составлен на 7 дней (месяц), кроме этого подтверждает затраты плательщика налогов на ГСМ. Увидим, что данное в письме разъяснение касается налогового учета. Довольно заполнения путевых страниц в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Министерство финансов не дал рекомендаций.

Вместе с тем ответ на поставленный вопрос будет неполным, если не учитывать вывод Росстата, представленное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-03-22/257. В соответствии с этим письмом путевой лист выдается лишь на один сутки либо смену. На более долгий срок он выдается при командировки, в то время, когда шофер делает задание в течение более одних дней (смены).

Так, чтобы не было конфликтных обстановок с осуществляющими контроль органами рекомендуем составлять путевой лист каждый день.

Неспециализированные требования

В путевом странице должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, печать и штамп организации, на балансе которой числится автомобиль. Нужным условием оформления этого документа (но, как и любого первичного документа) есть заполнение всех соответствующих деятельности организации строчков формы, что разрешает отразить множество ответственных сведений. К примеру, возвращения и время выезда имеет яркую сообщение с подтверждением длительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования разрешают обосновать производственный темперамент поездки и подтвердить слова счетчика.

Заполнение раздела Перемещение горючего

Особенное внимание направляться обращать на оформление раздела Перемещение горючего. Он заполняется исходя из фактических затрат, нормы расхода и показателей приборов бензина на 100 км. пробега.

В случае если шофер купил бензин за наличные финансовые средства, выданные ему в подотчет, то количество купленных ГСМ, отраженное по графе Выдано по заправочному странице N путевого страницы, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в данный сутки.

Часто при определении расхода бензина по норме и практически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Это неверно. Так, в случае если при подсчете по норме и практически было израсходовано 4,5 либо 6,12 литра, в путевом странице направляться показывать эти цифры, а не 5 и 6 литров.

В этом случае округление ведет к искажению настоящего расхода бензина. Использование правил округления, согласно точки зрения автора, возможно возможно лишь при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому странице.

Расход бензина списывается на основании данных путевых страниц. При его списании проверке подлежат обоснованность пробега, расчет расхода.

При заполнении графы Расход по норме направляться руководствоваться Нормами смазочных материалов и расхода топлива на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03*(2), утвержденными Минтрансом РФ, Департаментом автотранспорта, Федеральным национальным унитарным предприятием Национальный НИИ (потом — смазочных расхода материалов и Нормы топлива). Этот документ используется всеми организациями любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля им установлена базисная норма расхода горючего исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода горючего при эксплуатации автомобиля зимой и езде в горной местности, по дорогам со закруглениями и сложным планом, по городу (поселкам муниципального типа) при наличии светофоров и знаков дорожного перемещения.

По надбавкам Нормами смазочных материалов и расхода топлива установлено лишь их предельное значение, исходя из этого каждое учреждение самостоятельно должно выяснить размер соответствующей надбавки, что закрепляется в приказе начальника. Осуществляющие контроль органы при проверке правильности указания норм расхода горючего в путевом странице сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.

В соответствии с Нормам смазочных материалов и расхода топлива организации вправе использовать надбавки, увеличивающие норматив расхода горючего, с учетом следующих событий:

1) времени года. Норма смазочных средств и расхода топлива зимой возрастает с 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам смазочных материалов и расхода топлива установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, и указано, в каком регионе какие конкретно месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения N 2 к названным нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, используемый в организации зимой.

Она возможно ниже либо равна предельной. К примеру, организация во Владимирской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 10% нормы расхода горючего по соответствующему транспортному средству;

2) работы автотранспорта на дорогах неспециализированного пользования (I, II и III категорий) со сложным замыслом, вне пределов городов и пригородных территорий, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее сорока метров (другими словами на 100 км пути не меньше 500). В этом случае размер надбавки не имеет возможности быть больше 10%;

3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода горючего. Так, в случае если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, образовывает до 25%, от 1 до 3 млн. человек — до 20% и т.д. Причем при, в то время, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной территории вне границы города, поправочные (муниципальные) коэффициенты не используются;

4) обкатки новых машин. При пробеге первой тысячи километров новыми машинами (обкатке) и машинами, вышедшими из капремонта, и при централизованном перегоне таких машин своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне машин в спаренном состоянии — до 15%, в строенном — до 20%.

Также, во многих случаях норма расхода горючего может понижаться, к примеру, при работе на дорогах неспециализированного пользования I, II и III категорий за пределами пригородной территории на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она возможно уменьшена не более чем на 15%.

Довольно часто нужно применить в один момент пара надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода горючего устанавливается с учетом суммы либо разности этих надбавок.

Бухгалтеры при определении норм сталкиваются со следующей проблемой: какую норму расхода горючего установить для автомобиля, если она не утверждена ни одним из нормативных актов? Нормами смазочных материалов и расхода топлива предусмотрено, что в отношении новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, для которых Минтрансом не утверждены базисные нормы расхода горючего, начальники местных предприятий и администраций регионов вправе вводить в воздействие временные нормы, созданные НИИАТ в соответствии с правилами (по личным заявкам организаций), действующие до их утверждения Минтрансом при переутверждении либо дополнении данного руководящего документа. Так, организации направляться обратиться в НИИАТ, дабы тот, со своей стороны, утвердил норму расхода горючего для данной марки автомобиля.

В большинстве случаев, показатели в графах Расход по норме и Расход практически равны. Если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по фактическому расходованию бензина. В случае если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.

Заполнение обратной стороны путевого страницы

На практике видится кроме этого следующее нарушение правил заполнения путевых страниц: при применении автомобиля начальником учреждения на обратной стороне путевого страницы в графе Подпись лица, пользовавшегося автомобилем ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, потому, что путевой лист есть первичным учетным документом, в котором в соответствии с ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.

Кроме этого часто лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит собственную подпись не в каждой строке, в которой указаны назначения и место отправления, возвращения и время выезда, а одну внизу путевого страницы, предполагая, что тем самым подтвердил применение автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Но осуществляющие контроль органы при проверке признают это нарушением.

Помимо этого, учреждения довольно часто не показывают на оборотной стороне путевого страницы конкретные пункты назначения, а делают запись: Поездки по городу либо Езда по городу. Осуществляющие контроль органы кроме этого при проверке путевых страниц укажут на это нарушение, потому, что отсутствие информации о маршруте следования не разрешает делать выводы о том, была ли машина использована как раз в служебных целях. Эта информация есть необходимой, потому, что отражает содержание хозяйственной операции. Исходя из этого

такие записи в путевом странице, как поездки по городу, езда по городу либо по заданию организации, не подтверждают производственный темперамент затрат учреждения (Письмо Министерства финансов от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Отметка о прохождении водителем медосмотра

Перед выездом шофер обязан пройти медосмотр. Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств (потом — Письмо не 2510/9468-03-32) направляться, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, нужно организовать и обязательно проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств.

Статьей 20 закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ О безопасности дорожного перемещения установлено, что все индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. Результаты для того чтобы осмотра обязательно вносятся в издание (Письмо N 2510/9468-03-32). Издание должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации либо учреждения здравоохранения.

В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, время и дата проведения осмотра, заключение, принятые меры, инициалы и фамилия медицинского работника. Лишь по окончании осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных показателей болезней, нарушений функционального состояния здоровья, показателей приёма алкоголя , наркотических и других психоактивных веществ, отдыха режима и нарушений труда шофер допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указывается точное время и дата прохождения медицинского осмотра, фамилия, подпись и инициалы медицинского работника, проводившего обследование.

Штамп не ставится в случаях обнаружения признаков заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии.

Наряду с этим все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в издании осмотров.

В соответствии с п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся лишь персоналом, имеющим соответствующий сертификат, и медицинским учреждением при наличии лицензии. Этот порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(3), в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(4) и Распоряжения N 499*(5).

Медосмотр в этом случае как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями либо медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Эта позиция кроме этого подтверждается и судебной практикой (Распоряжение ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7).

Исходя из этого в случае если медицинское учреждение, в котором трудится шофер, имеет лицензию на осуществление указанного вида медицинской деятельности, то совершить предрейсовый медицинский осмотр работника смогут эксперты данного учреждения. В другом случае один из медработников учреждения обязан взять соответствующий сертификат.

Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра возможно квалифицировано осуществляющими контроль органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на чиновниковов штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.

Внесение исправлений в путевые страницы

Потому, что путевой лист есть первичным учетным документом, при внесении в него исправлений направляться руководствоваться п. 5 ст. 9 закона N 129-ФЗ. Из него направляться, что за исключением кассовых и банковских документов допускается вносить трансформации в остальные первичные учетные документы, но только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено автографами тех же лиц, каковые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Исходя из этого исправление нормы расхода бензина должно быть подтверждено подписью механика и водителя (либо иного уполномоченного лица).

Порядок списания горюче-смазочных материалов

Списание ГСМ бухгалтерия создаёт каждый месяц. На практике представление путевых страниц в бухгалтерию возможно организовано по-различному.

К примеру, важное лицо, регистрирующее выезд машин из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), воображает заполненные подобающим образом путевые страницы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (каждый день, еженедельно или в конце месяца за месяц). По окончании того как бухгалтер взял путевые страницы, он контролирует правильность их оформления и создаёт списание израсходованного водителем бензина.

Для списания ГСМ бухгалтер применяет следующие документы:

— путевые страницы;

— авансовые отчеты, если бензин приобретался за наличные финансовые средства; в случае если же заправка автомобиля производилась по талонам — Издание регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н*(6));

— распоряжения начальника учреждения, утверждающие:

а) месячный лимит километража пробега автомобиля*(7);

б) норму расхода горючего в зависимости от марки, модификации и модели автомобиля;

в) размер надбавок к норме расхода горючего в соответствии с Нормами смазочных материалов и расхода топлива;

г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;

д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;

— Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).

Первоначально бухгалтер контролирует правильность заполнения всех реквизитов путевого страницы. Как направляться оформлять этот какие ошибки и документ допускаются при его заполнении, мы говорили выше. По окончании того как установлено заполнение путевых страниц, бухгалтер сопоставляет сведения, указанные в этих документах, с данными, содержащимися в других документах — распоряжениях начальника организации. В частности, проверяется:

1. Не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. С целью рационального и действенного применения бюджетных средств и ассигнований, взятых в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом начальника возможно установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля.

При превышения установленного лимита без уважительной обстоятельства, которой возможно, к примеру, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина применяет лимит. Наряду с этим направляться учитывать, что в этом случае одного приказа на направление работника в командировку на служебном автомобиле будет не хватает, нужна еще виза начальника, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля.

2. Соответствие используемых надбавок к нормам расхода горючего, утвержденным приказом (распоряжениями) начальника, тем, каковые употреблялись при расчете нормативного расхода горючего.

Потом расчетным методом определяется нормативный расход горючего по этому автомобилю с учетом проделанного километража.

В соответствии с Нормам смазочных материалов и расхода топлива нормативное значение расхода горючего для автомобилей рассчитывается по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 х D),

где:

Qн — нормативный расход горючего, л;

Hs — базисная норма расхода горючего на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка либо понижение) к норме, %.

Приведем пример расчета нормативного расхода горючего.

В соответствии с путевому странице автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10), по которому базисная норма расхода горючего образовывает 13,0 л/100 км, проехал 332 км, из них:

— 178 — по городу;

— 154 — по области.

Автомобиль эксплуатировался зимой. В соответствии с распоряжениям начальника организации используются следующие надбавки:

— за эксплуатацию автомобиля зимой — 10%;

— за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. чел. — 10%.

Нормативный расход горючего составит:

— по городу — 27,77 л (0,01 х 13 х 178 км х (1 + 0,01 х 20%);

— по области — 22,02 л (0,01 х 13 х 154 не х (1 + 0,01 х 10%).

Так, по путевому странице было израсходовано 49,79 л бензина.

Эти по нормативному расходованию бензина суммируются по всем путевым страницам, и списание бензина производится общей стоимостью.

В случае если в соответствии с путевому странице автомобиль следовал из одного населенного пункта в второй, рекомендуем проверить, верно ли указано расстояние между ними, воспользовавшись соответствующим справочником.

В бухгалтерском учете списание ГСМ в рамках уставной деятельности отражается так:

Дебет счета 1 401 01 272 Расходование материальных запасов

Кредит счета 1 105 03 440 Уменьшение цены горюче-смазочных материалов

В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:

Дебет счета 2 106 04 340 Повышение цены изготовления материалов, готовой продукции (работ, одолжений)

Кредит счета 2 105 03 440 Уменьшение цены горюче-смазочных материалов

Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что списание смазочных средств, в частности масел, тормозных жидкостей, тосола и др. происходит кроме этого по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам смазочных материалов и расхода топлива нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода горючего, вычисленного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок — в килограммах.

Нормы расхода масел возрастают до 20% для машин по окончании капремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов машин устанавливается числом, равном одной заправочной емкости совокупности смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в объёме и количестве дозаправок и заправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями фабрик-изготовителей, руководствами по эксплуатации и т.п.

В таблице названного нами выше приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.

Налоговый учет приобретения ГСМ

Бюджетные учреждения эксплуатируют автомобиль не только в рамках уставной, но и приносящей доход деятельности, наряду с этим появляется вопрос о признании

Находим ответ. Печать медосмотра на путевом листе

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: