Кем подписываются документы составляемые комиссией

- kbrbank

Кем подписываются документы составляемые комиссией

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

При составлении любого документа нужно руководствоваться следующими правилами. Сначала уточняется цель составления документа и вопросы, каковые нужно решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает характер изложения и определённый стиль текста.

Помимо этого, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок ответа вопросов, поставленных в документе. Это разрешит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и ответ грамотно поставленных вопросов. Кроме этого нужно совершить сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего смогут потребоваться справки, объяснительные записки и докладные, письма, акты, заявления и т.п.

Затем составляется проект документа с применением унифицированных форм либо стандартных выражений и трафаретных текстов. Унифицированные формы практически не составляются, а заполняются, что весьма облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой работой употребляются, к примеру, в справках с подтверждением стажа и места работы.

По окончании согласования процедур и прохождения редактирования документ совсем оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, к примеру:

— достоверность;

— объективность;

— аргументированность и логичность фактов и выводов, приводимых в документах;

— большая краткость при полноте информации;

— однозначность понимания и ясность изложения документа;

— продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Рабочий стиль предполагает использование устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, применение которых в отдельных документах в обязательном порядке (к примеру, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Помимо этого, устойчивые словосочетания снабжают однозначность понимания документа и уменьшают время на его составление. Применение опытных терминов должно быть ограничено.

Допускаются только общепринятые варианты словосочетаний и сокращения слов с необходимой расшифровкой в скобках при первом потреблении.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, которые содержат только один вопрос (простые), легче в исполнении и обработке. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность выполнения, поскольку значительно чаще выполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Кроме этого усложняется процесс контроля выполнения этих документов и появляется вопрос о помещении документа в определенное дело.

Исходя из этого при составлении бессчётных информационно- справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, распоряжения, распоряжения в большинстве случаев предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан только вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется затевать с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

По окончании составления текста документа формулируется его заголовок — необходимый реквизит независимо от вида, назначения и содержания документа. Заголовок значительно чаще отвечает на вопрос о чем? либо о ком?, согласуется с заглавием вида документа и есть отглагольным существительным (к примеру: О предоставлении. ; Об открытии. ).

В протоколах, руководствах, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос кого? либо чего? (к примеру, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах смогут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, архивацию контроля и организацию исполнения.

В случае если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений смогут выступать инструкции, правила, поясняющие либо дополняющие документы, и т.светло синий. В правом верхнем углу документа-приложения необходима отметка о том, приложением к какому документу он есть (вид, регистрационный номер и дата главного документа).

Документы смогут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым либо продольным размещением реквизитов. Помимо этого, смогут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Наименование работы кадров указывается в большинстве случаев на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Необходимым

реквизитом любого документа есть дата составления, согласования, подписания либо утверждения, выполнения и т.д. Главной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) либо дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (руководств, замыслов) датой документа есть дата, проставленная в грифе утверждения документа.

В информационно-унифицированных формах и справочных документах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных — допускается применение словесно-цифрового метода (5 марта 2005 г.).

Рядом с датой на бланке документа в большинстве случаев предусмотрено место для регистрационного номера — цифрового либо буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Помимо этого, регистрационный номер возможно дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими чиновниками, имеют визы согласования. Виза согласования документа складывается из указания должности визирующего, его расшифровки и подписи, даты.

При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой Замечания прилагаются. замечания и Такие дополнения оформляются на отдельном странице и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего страницы первого экземпляра подлинника документа, на внешних — ниже подписи либо на левом поле последнего страницы экземпляра копии, остающейся на предприятии.

Работники кадровой работы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись начальнику. Перечень таких чиновниковов определяет управление предприятия, значительно чаще это работники юридической работы, бухгалтерии и яркие начальники. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Необходимый реквизит документа, придающий ему юридическую силу, — подпись должностного лица. Контракты подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые рабочей группой, — участниками рабочей группы. Реквизит подпись включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его расшифровки и подписи с указанием фамилии и инициалов. В случае если документ изготовлен на чистом странице, а не на фирменном бланке, наименование должности включает в себя наименование предприятия.

Подписи нескольких чиновниковов находятся одна под второй в последовательности, соответствующей занимаемой должности, в случае если должности равнозначны, то автографы находятся на одном уровне.

Подлинность подписи важного лица заверяется печатью предприятия либо структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют необходимого удостоверения печатью (не считая гарантийных).

Кое-какие документы, не считая подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться посредством намерено изданного документа (приказа, протокола и т.д.) либо соответствующего грифа.

Гриф находится в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция — утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах нужна резолюция должностного лица. Резолюция — это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им ответ. Текст резолюции может содержать распоряжение о ответе вопроса либо порядке подготовки вопроса.

Помимо этого, в резолюции должны быть указаны исполнитель, порядок и характер решения вопроса, срок выполнения.

По окончании выполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая данные об выполнении. Данный реквизит находится на нижнем поле в левой его части. Чтобы при необходимости возможно было связаться с исполнителем документа, на лицевой либо оборотной стороне последнего страницы документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона).

Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. В случае если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.).

Большая часть документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Эти форматы необходимы для управленческой документации. В случае если документ оформляется на двух и более страницах, то второй и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Источник: arkadacentre.ru

Как попасть в рекомендованные видео на YouTube (следующее видео на юТуб)

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: