Последняя миля документооборота: разбираем ит

- kbrbank

Последняя миля документооборота: разбираем ит

Многие отрасли, такие как финансы, страхование, телеком. ЖКХ, ритейл, в силу большого количества и специфики бизнеса транзакционных актов требуют особенных ответов для яркой работы с громадным потоком документов.

ИТ-рынок отреагировал на вызов, создав совокупности класса DOCCM (Document Output for Customer Communications Management). В чем их специфика и как они нужны бизнесу?

У связистов имеется таковой термин — решения последней мили. Это подразумевает разработке и оборудование, применяемые для подключения абонентов к узлам доступа провайдеров. Возможно совершить аналогию с документооборотом: тут также необходимы решения последней мили, дабы дать пользователям доступ к информации.

Сама ECM-совокупность играет роль скорее магистральных линий связи, организуя потоки документов между фирмами, отдельными сотрудниками и подразделениями. И какой бы эргономичной и богатой функционально она ни была, все равно в итоге пользователь обязан или ознакомиться с содержанием документа, или создать новый. А это уже не относится напрямую к функциональности фактически ECM.

И еще один принципиальный момент. В действительности потребителями документов являются не пользователи ECM, а те, кто приобретает документы, с ее помощью созданные, согласованные и утвержденные: граждане — ответы на собственные письма, клиенты компаний — счета к оплате, читатели — статьи в газетах, вся страна — указы президента и федеральные законы. И без того потом.

печати автоматизации документов и Вопрос создания актуален для многих отраслей, а также ЖКХ

Исходя из этого компаниям и госорганизациям, каковые внедряют у себя ECM (либо СЭД), направляться обратить больше внимания на разные инструменты работы с документами. Круг задач, каковые наряду с этим появляются, существенно шире, чем это может показаться на первый взгляд, и все они не покрываются возможностями лишь только Микрософт Office.

Автоматическое создание документов

В случае если сказать о служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документах, то для их создания вправду хватает MS Office (либо Open Office для тех, кто предпочитает СПО). А вдруг адресатов документов десятки, в противном случае и много тысяч? Тут без специальных ответов не обойтись.

Эта проблематика актуальна для многих секторов — финансы, страхование, ритейл, телеком, ЖКХ, пенсионные фонды и пр. В противном случае говоря, каждые отрасли, где имеется громадный поток транзакционных документов, применяемых для сотрудничества с клиентами, и где число клиентов громадно.

Практически речь заходит о производстве документов в промышленных количествах, тут простые офисные ответы не рассматриваются. Во-первых, по причине того, что во главе угла стоит задача сокращения издержек на транзакцию, и цена печати квитанций может оказаться в полной мере ощутимой величиной. Во-вторых, имеется последовательность своеобразных задач, как, к примеру, применение платежных документов в маркетинговых целях.

Логично, что клиенты изучают счета более пристально, чем рекламные листовки, каковые значительно чаще без прочтения летят в мусорную корзину. Исходя из этого компании, трудящиеся с массовым потребителем, додумались размещать предложения о услугах и дополнительных продуктах прямо на квитанциях.

Конечно, ИТ-индустрия отреагировала на вызов со стороны бизнеса, и на рынке показался класс продуктов DOCCM — Document Output for Customer Communications Management — решения для, форматирования, персонализации и распространения контента с целью сотрудничества с клиентами и улучшения качества обслуживания. Сотрудничество с клиентом может проходить как при помощи бумажных документов, так и в электронной форме, это не принципиально.

В более продвинутых отраслях, в банках и в телекоме (не считая МГТС и других операторов фиксированной связи) многие компании уже перешли к электронным платежным документам, дабы еще больше сократить собственные затраты на транзакцию.

В консервативных отраслях, к примеру, в ЖКХ, платежные документы все еще рассылаются на бумаге. Неэффективность ЖКХ в целом в далеком прошлом стала притчей во языцех, и в то время, когда у клиентов покажется возможность выбора — приобретать счета в электронном либо в бумажном виде, это можно будет назвать индикатором начала изменений.

Каким контентом руководят DOCCM

Потому, что значительно чаще речь заходит о транзакционных документах (квитанциях и т.д.), то совокупности DOCCM должны мочь трудиться со структурированным контентом, приобретать его из ERP, CRM, из биллинговых совокупностей операторов связи, из банковских и других приложений и вырабатывать электронные либо бумажные документы в эргономичном для восприятия виде.

Разумеется, что каждая ERP сама может печатать счета. Для чего при таких условиях еще одно ответ? Само собой разумеется, в случае если ваше сотрудничество с клиентом осуществляется при помощи одной единственной совокупности, никакая DCOCM вам не нужна.

Но в то время, когда этих совокупностей большое количество, коммуникации с клиентами стоит забрать под единый контроль: это разрешит избежать обстановок, при которых каждое подразделение будет применять собственные эти.

Контент возможно и интерактивным, к примеру, при рассылке корреспонденции клиентам либо подготовке договорных документов. В большинстве случаев в этом случае требуется участие человека, что в большинстве случаев вводит некое количество переменных данных. Наряду с этим необходимо руководить шаблонами, структурой документов и снабжать сборку их заготовленных фрагментов. Теоретически все возможно сделать при помощи MS Office.

Но в действительности для промышленных ответов все-таки необходимо второе ПО.

Третий случай — контент по требованию. Обычная обстановка — инициация рассылки call-центра нажатием кнопки.

В случае если бизнес-процесс подразумевает создание документов и касается массового обслуживания клиентов, то применение промышленных DOCCM-ответов разрешает добиться требуемых показателей производительности. Обычные значения — производство 100 тыс. документов в час, и порядка 1000 активных пользователей.

Многоканальность кроме этого есть необходимым требованием. В противном случае говоря, ставить символ равенства между DOCCM и совокупностями управления печатью было бы через чур храбрым допущением. Сейчас клиентам необходимы не только жёсткие копии, но и электронные документы в разнообразных форматах, каковые смогут доставляться клиентам различными методами: по email (что уже смотрится достаточно архаично), в виде веб-страниц, через мобильные приложения.

Наряду с этим совокупность обязана снабжать консистентность данных независимо от того, как информация попадает в нее.

Реалии рынка DOCCM

На рынке DOCCM деятельно играются как прекрасно знакомые нам фавориты рынка ECM, такие как EMC, Open Text, так и поставщики ответов для массовой обработки корреспонденции, к примеру, Pitney Bowes (что в полной мере логично было бы предположить. Кроме этого увидены тут гиганты ИТ-индустрии Oracle и HP. Из свободных поставщиков DOCCM необходимо отметить компанию Icon, разработчика совокупности DOPiX.

Специалисты по-различному оценивают совокупности этого класса. Так, Юрий Сайгин, начальник предпринимательского отдела компании РДТЕХ, уверен, что таковой подход – собственного рода революция.

Было время, в то время, когда эти хранились в файлах, формат которых был понятен лишь приложениям-обладателям этих файлов. С возникновением СУБД случилась революция в подходе к данным – централизованное создание, модификация и хранение, отсутствие дублирования, непротиворечивость и полнота, — растолковывает он. Столь же принципиально важно и появление DOCCM. Сейчас мы можем сказать о совокупности управления базами документов.

Более того, в совокупностях этого класса документ – не просто текст, это программный модуль, организованный как сложная структура с вызовом подпрограмм-шаблонов. Такое описание документа хранится в едином репозитории, — уверен господин Сайгин. Организованный документ хранится в пуле, кроме этого в виде XML-объекта.

Его возможно послать по любому каналу вывода, присоединив к нему дополнительный контент, сохранить в архиве, повторно обработать или передать во внешнюю совокупность потоковой обработки.

По словам г-на Сайгина, возрастание важности документов стало причиной появлению совокупностей их централизованного производства. Ведущие производители ПО (такие как Oracle, HP, EMC) в 2008 году, сразу после кризиса, включили в состав собственных продуктов подобные системы.

Второй точки зрения придерживается Александр Бейдер, директор по формированию бизнеса компании Terralink: Генералы от информации, как им и положено по рангу, так же, как и прежде усиленно готовятся к прошедшей войне. Все это полностью относится и к концепции DOCCM. По-моему, российский рынок смог как-то обойти этап массовой потребности в продукции этого типа.

Слова о том, что клиенты изучают счета более пристально, чем рекламные листовки, кочуют из маркетинговых материалов одного вендора к второму, но они остаются не более чем заклинаниями.

Настоящее место для DOCCM, по оценке г-на Бейдера, в промышленном производстве и сетевой торговле. В том месте имеется постоянная необходимость печати сопроводительной и пользовательской документации при отгрузке товара. объёмы и Тут большие требуются, и постоянные трансформации формата документов нужны – именно поле для DOCCM, — растолковывает он. Согласно его точке зрения, однако, из этого вытекают две вещи.

Во-первых, довольно большие требования к интеграции с корпоративной денежно-учетной совокупностью, в которой все эти отгрузки планируются и учитываются. Во-вторых, требуется значительная помощь со стороны инфраструктурных ответов, первым делом, управление очередями печати, потому, что в этом случае выдача документов делается критически серьёзной для обеспечения процесса отгрузки.

Кроме этого ясно, что с приходом эры межкорпоративного обмена юридически-значимыми документами в электронном виде, вопрос о необходимости печати Торг 12 с каждой отгрузкой кроме этого не просматривается как магистральный на ближайшую возможность. Так что я лично полагаю, что DOCCM вероятнее останется нишевым продуктом для весьма эксклюзивного круга клиентов, — заключает Бейдер.

В принципе, каждая разработка имеет собственных противников и сторонников, для рынка это совсем нормально. Для потенциальных ее пользователей основная задача содержится в том, дабы использовать ее по назначению, в том месте, где от этого возможно настоящая отдача. без сомнений, разработка DOCCM будет актуальна для многих отраслей бизнеса, где имеется необходимость создавать документы в промышленном масштабе.

Creating XML File in PHP

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: