Электронные архивы в банках: технологии и решения

- kbrbank

Электронные архивы в банках: технологии и решения

Заметная тенденция последних лет — переход организаций разных масштаба и направлений деятельности на электронный документооборот. Банки участвуют в этом ходе, одними из первых внедряя новейшие технологии для оптимизации и автоматизации документационных процессов

Потому, что логическое продолжение своевременной работы с документами — организация их архивного хранения, то при переходе к применению совокупностей электронного документооборота неизбежно поднимается вопрос и о создании электронных архивов. Подобные информационные совокупности разрешают преодолеть главные сложности, появляющиеся при работе с архивами документов в привычном бумажном формате: большие временные затраты на извлечение документов и поиск информации из архивохранилищ, утраты и физическое повреждение документов, невозможность дистанционного обращения к документам, поддержания и трудоёмкость составления в актуальном состоянии учетно-поисковых средств.

Электронный архив — это информационная совокупность, снабжающая систематизацию, поиск и хранение документов, автоматизацию процессов работы архива банка (ведомственного архива), а также формирование научно-справочного аппарата к архивному фонду в электронном виде. Это согласование и составление номенклатуры дел, комплектование архива, подготовка дел к передаче на национальное хранение, выделение дел к уничтожению, информационно-справочная работа.

Актуальность внедрения электронных архивов в банках диктуется наличием громадных количеств организационно-распорядительной документации, закладывающей нормативную базу деятельности банка: уставов, положений, руководств, распоряжений, протоколов, актов, служебных записок и т.п. По большей части, эта документация существует в бумажном представлении, а хранение бумажных документов сталкивается с очевидными ограничениями, вышеперечисленными. самоё эффективное ответ для преодоления этих ограничений – создание электронного архива как инструмента для эргономичного поиска информации (что не исключает полного отказа от необходимости хранения бумажных оригиналов).

Перед принятием ответа о внедрении электронного архива любой организации, а также банкам, нужно определиться с рядом параметров:

— Какая документация будет храниться в совокупности, кто и как будет ее применять?

— С какими вопросами будут обращаться пользователи к информационной совокупности?

— объёмы документации и Каковы характеристики, подлежащей переводу в электронный вид?

— Как будет производиться наполнение совокупности: сомостоятельно либо нет?

— Какое программно-аппаратное обеспечение разрешит выполнить все требования к совокупности?

Ответы на эти вопросы не всегда лежат на поверхности и требуют привлечения экспертов в области автоматизации процессов работы с документами, а также разработки работы и процессов архива информационных совокупностей, разрешающих решать подобные задачи.

Наработки и опыт по формированию, поддержке и наполнению электронных архивов имеются у корпорации Xerox. Решения Xerox в области электронных хранилищ и архивов создаются на базе собственного программного продукта Xerox DocuShare, что является платформой класса ECM (Enterprise Content Management, управление информационными ресурсами). В качестве примеров возможно привести такие решения как «Ксерокс: Совокупность потокового ввода документов» и «Ксерокс: Электронный архив», созданные в Российской Федерации с учетом специфики организации архивного хранения документов в русских компаниях.

Применение промышленной платформы в качестве технологической базы подобных систем владеет рядом преимуществ, в особенности актуальных для банков:

— Ориентированность на работу с громадными количествами данных.

— Надежность.

— Масштабируемость.

— гибкость и Открытость.

Значимость этих черт разъясняется тем, что банки — это, в большинстве случаев, организации с разветвленной сетью территориальных филиалов и отделений. Ввиду наметившейся тенденции к применению централизованных ответов вместо помощи нескольких площадок с синхронизацией данных принципиально важно, дабы информационная совокупность была запланирована на работу с громадными массивами информации, другими словами с миллионами записей и документов. Помимо этого, нужно снабжать одновременную, бесперебойную работу громадного количества пользователей (до нескольких тысяч) и предоставлять возможность доступа к хранимой информации в режиме 24 х 7.

расширение состава и Масштабирование системы автоматизируемых функций нужно по мере повышения роста пользователей объёмов и количества системы хранимых данных.

Еще одно значительное требование к совокупности электронного архива банка —открытость программных интерфейсов и гибкость, что позволяет ее интеграции с другими совокупностями, используемыми в банке: АБС, скоринговой совокупностью, совокупностью электронного документооборота, совокупностью расчетно-кассового обслуживания и другими. Отраслевые ответы Xerox полностью владеют всеми обозначенными чертями и разрешают создавать масштабируемые и качественные электронные архивы для денежных организаций.

Но электронные архивы не воображают громадной сокровище , пока они не будут наполнены электронными документами, для использования и хранения которых они предназначены. Источниками информации смогут выступать другие информационные совокупности, эксплуатируемые банком, либо накопленные массивы документов на бумажных носителях. В последнем случае перед банком поднимается задача массового перевода документов в формирования и электронный вид качественного электронного информационного ресурса.

С организационной точки зрения эта задача возможно решена двумя методами: 1) методом привлечения стороннего исполнителя, специализирующегося на оказании подобного рода одолжений (методом передачи указанных работ на аутсорсинг); 2) методом исполнения работ по переводу документов в электронный вид сомостоятельно. Первый метод целесообразно применять для загрузки и массовой оцифровки в совокупность громадного количества накопленной документации, в особенности в случае если это требуется сделать в короткие сроки. Второй же метод уместно использовать , если накопленные массивы бумажных документов не громадны, но в первую очередь для планомерного пополнения электронного архива снова образующимися документами.

В условиях растущей борьбе современным банкам принципиально важно совершенствовать рабочие процессы. В частности, необходимость оптимизации очевидна для работы с документами. Внедрение электронного архива ведет к улучшению качества обслуживания клиентов и увеличению конкурентоспособности денежной организации.

Но, создание электронного архива не такая несложная задача, как может показаться на первый взгляд, вот из-за чего для ее решения банку принципиально важно привлечь профильного партнера, владеющего развитой отраслевой широким портфелем и экспертизой программно-аппаратных ответов в данной области.

Создание электронных информационных совокупностей, а также электронных архивов, — одна из главных компетенций Xerox. Эксклюзивность предложения компании содержится в том, что в рамках реализации проектов по созданию, поддержке и наполнению электронных архивов Xerox может предложить своим клиентам не только комплекс аппаратных средств для бережной и стремительной оцифровки документов, и высокотехнологичных программных ответов, но и неповторимую экспертизу, взятую в следствии обширного опыта работы на рынке управления информацией и документоемкими процессами.

Электронный архив банка. Доклад на ВБА-2016

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: