Электронный документооборот: снижение затрат на бизнес-процессы и повышение их качества

- kbrbank

Электронный документооборот: снижение затрат на бизнес-процессы и повышение их качества

За последние годы в Российской Федерации наконец-то утвердилось вывод, что управление электронным документооборотом — одна из главных частей информационной совокупности любой организации.

На рынке созрело познание того, что внедрение совокупности электронного документооборота (СЭД) предполагает не только наведение порядка в бумагах, но и есть замечательным экономическим причиной развития. Стало значительно больше масштабных комплексных внедрений в банках.

В кризис многие компании и банки стремились к оптимизации и сокращению издержек собственных затрат. Неудивительно, что среди совокупностей электронного документооборота громаднейшую популярность купили решения, от которых возможно взять отдачу в виде увеличения операционной эффективности и понижения затрат.

Конечно, перед тем как выбрать ту либо иную совокупность, клиент шепетильно разбирает все предложения, сравнивает совокупности электронного документооборота. Соответственно, усилилась борьба в плане предлагаемых ответов.

Рыночные тенденции

Одним из наиболее значимых факторов, воздействующих на рынок СЭД, есть законодательство. Всевозможные законы, распоряжения, указания, производимые как Госдумой, так и Центробанком, и ГОСТы, непременно, диктуют собственные правила развития рынка СЭД.

«Важнейшими событиями за последний год я бы назвал вступление в силу Указания ЦБ №2346-У, разрешающего банкам хранить и предоставлять регуляторам в электронном виде кое-какие виды документов, и подписание президентом новой редакции закона «Об электронной подписи», — говорит Михаил Перевозчиков, начальник DIRECTUM-M.

Еще один тренд, заметный в банках, — это усовершенствование работы с документами, уже переведенными из бумаги в электронный вид. Михаил Перевозчиков как пример приводит работу с кредитными досье: «В рамках процесса рассмотрения заявки на кредитный продукт в CRM-совокупности многие документы уже давно сканируются, распознаются и обрабатываются в электронном виде, но повторное применение электронных образов документов, которые связаны с заявителем либо кредитным продуктом, по окончании утверждения заявки довольно часто оказывается затруднено. Вследствие этого сейчас довольно часто инициируются проекты по созданию электронного архива, интегрированного с существующими ИТ-ответами банка: его АБС, CRM-совокупностями».

Под натиском бумажного потока

Банковские структуры одними из первых начали внедрять у себя совокупности электронного документооборота. И это неудивительно. Так как по сравнению с другими организациями в банках, в большинстве случаев, намного больший количество документооборота: организационно-распорядительной и платежной документации, официальной переписки и т.д.

С одной стороны, это связано со спецификой банковской деятельности, которая очень регламентирована и требует обработки громадных исходящей корреспонденции и объёмов входящей. Иначе, на кредитные организации направлено бдительное око регулятора, что обязательно требует официальных подтверждений того либо иного нюанса деятельности.

Это, со своей стороны, вынуждает банки официально документировать в виде распоряжений, внутренних документов то, что в иных организациях имело возможность бы в полной мере действенно существовать в качестве сообщения электронной почты, отмечает Михаил Ковалев, обслуживания управления и начальник предоставления кредитов Флексинвест Банка. Помимо этого, возникла реальная необходимость со стороны клиентов — юрлиц, а сейчас и все большего количества физических лиц, осуществлять сотрудничество с банком дистанционно: по Интернету, совокупностям «клиент-банк».

Если банк имеет территориально распределенную структуру, неприятность обмена документами между подразделениями и документооборота в целом делается особенно актуальной.

Глава управления документа-ционного сопровождения инвестиционного банка «КИТ Финанс» Наталья Рожкова говорит, что СЭД нужна для ответа последовательности серьёзных задач, стоящих перед банками. Во-первых, это организация единой автоматизированной централизованной регистрации и хранения входящей, исходящей, внутренней организационно-распорядительной и другой документации, а также в удаленных конторах.

Во-вторых, обеспечение однократной регистрации документов в организации по единым правилам, установленным для всех контор. В-третьих, ускорение и автоматизация процесса своевременной доставки документов получателям в структурных подразделениях, и автоматизация процесса отслеживания и контроля исполнения сроков документов и соблюдения согласования.

Потом, это создание единой корпоративной базы нормативных и распорядительных документов с разграничением прав доступа к ним между пользователями (наряду с этим в базе сохраняются как эти документа, так и его сканированный образ). Наконец, организация информационно-справочной работы по документам и своевременного их поиска, и автоматизация учета архивного фонда документов.

Согласно точки зрения Михаила Перевозчи-кова (DIRECTUM-M), с одной стороны, банковские сотрудники владеют большими компетенциями как пользователи, и знакомство с новым ИТ-ответом проходит скоро. Иначе, не редкость, что излишняя «технологичность» банков кроме того мешает новым внедрениям, в то время, когда процесс интеграции новой совокупности в текущую ИТ-инфраструктуру делается аналогичен по сложности с самим прикладным ответом. «Если сравнивать с госорганами либо фирмами производственного сектора, где электронная форма документов не так очень сильно распространена, при внедрении СЭД в банках поднимается вопрос конвертации исторических данных не из бумаги в электронный вид, а их перевод из одной электронной формы в другую», -отмечает специалист.

Необходимо выделить, что в силу специфики информации, которой владеют банки, очень остро при эксплуатации СЭД стоит вопрос обеспечения информационной безопасности и защиты данных, в особенности персональных.

Эффективность СЭД

Внедрение СЭД разрешает экономить время, повышать КПД компании и сотрудников в целом, снижать «бумажный» оборот, а вместе с этим и затраты организации.

Эффективность внедрения СЭД полностью возможно оценить по окончании некоего времени, как минимум несколько месяцев, при условии эксплуатации ее полного функционала методом опроса и экспертной оценки главных пользователей СЭД, считает Наталья Рожкова (банк «КИТ Финанс»). Специалист поведала о результатах от внедрения СЭД в банке, всецело оправдавших положенные ресурсы и трудозатраты.

Так, была обеспечена согласования процессов документов и прозрачность подготовки, соблюдения сроков и контроль согласования наряду с этим исполнительской дисциплины, повысилось уровень качества работы с проектами документов. Удалось сократить затраты на хранение и подготовку бумажных копий документов, расширить утверждения процессов и скорость согласования.

В банке была создана единая база данных по зарегистрированным во всех конторах организации документам (входящим, исходящим, нормативным и распорядительным) с возможностью построения и поиска отчетов. Это разрешило, со своей стороны, значительно снизить риски утери бумаг, посланных конвертов и сократить время поиска документов по запросам сотрудников.

Удалось систематизировать информационные потоки организации и установить единые стандарты регистрации корреспонденции для головного и региональных контор. Была организована доставка документов исполнителям по email вместе с отсканированным регистрационной информацией и образом.

В банке случилась автоматизация контроля контрагентов запросов и исполнения клиентов, поступающих в адрес кредитной организации, значительно повышен уровень достоверности отчетов по контролю контрагентов запросов и исполнения клиентов, предоставляемых начальникам банка. Кроме этого была совершена автоматизация деятельности архива банка (организовано ведение единой базы архивных дел, учет выбытия дел и их передачи в архив, выдача дел сотрудникам структурных подразделений).

С технической точки зрения СЭД имеет следующие преимущества. Во-первых, это комплексное ответ административных автоматизации процессов и задач документооборота. Во-вторых, СЭД прекрасно интегрируется в имеющуюся инфраструктуру информационной совокупности банка.

В-третьих, появляется возможность применения громадного количества прикладных ответов.

Юридическая загвоздка

Главная неприятность, о которой говорят эксперты в связи с СЭД, — это усложненность создания электронного документооборота, соответствующего требованиям законодательства РФ и признаваемого с юридической точки зрения, т.е. с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). Решить этот вопрос на уровне раздельно забранного банка возможности нет. Исходя из этого банкирам остается только сохранять надежду на трансформации в законодательстве. «В этом замысле имеется надежда на находящийся в финальной стадии рассмотрения закон «Об электронной подписи», что предоставляет больше свободы действий если сравнивать с сейчас действующим законом об ЭЦП, — говорит Михаил Ковалев (Флексинвест Банк). — До тех пор пока что имеется чувство, что электронный документооборот употребляется не так деятельно, как мог бы, не будь столь сложных требований к ЭЦП».

Психотерапевтический нюанс

В то время, когда речь заходит о внедрении СЭД, нельзя забывать и о психотерапевтическом нюансе неприятности. Нет сомнений, что все трансформации, в особенности такие масштабные, постоянно сопровождаются сопротивлением со стороны персонала, потому, что изменяются привычные для всех методы исполнения работ. Кроме этого создается дополнительная нагрузка на сотрудников, задействованных в делопроизводстве и документообороте, потому, что сперва нужно изучить и освоить новые разработки.

Исходя из этого крайне важно по окончании введения СЭД в коммерческую эксплуатацию совершить консультации сотрудников банка по работе в СЭД конкретно по факту происхождения у них вопросов, подчеркивает Наталья Рож-кова (банк «КИТ Финанс»).

На рынке существует точка зрения, в соответствии с которой перейти к электронным документам запрещено, в случае если на то нет доброй воли сотрудников либо твёрдого указания начальника банка. Согласно точки зрения специалистов, более значимым все-таки есть второй фактор. «В случае если управление жестко не введет СЭД и не пресечет применение прошлых способов работы, то сотрудники будут работать «по старинке» и компания не достигнет желаемого результата, -вычисляет Михаил Ковалев (Флексинвест Банк). — Помимо этого, даже в том случае, если какое-то подразделение и покажет инициативу по переходу на электронный документооборот, то это только усложнит его сотрудничество с другими подразделениями, не поддерживающими такую инициативу. Исходя из этого успех внедрения СЭД всецело в руках начальника».

Наталья Рожкова (банк «КИТ Финанс») кроме этого уверена, что без поддержки и указаний со стороны начальника проект по внедрению СЭД совершить очень сложно. Кроме этого ответственным причиной, согласно точки зрения специалиста, есть личность начальника проекта по внедрению СЭД, поскольку от его умения разрешать появляющиеся на протяжении проекта неприятности сильно зависит, будет ли проект успешным.

Михаил Перевозчиков (DIREC-TUM-M) выделяет, что постоянно присутствует естественное для людей желание «не трогать то, что трудится», особенно в то время, когда речь заходит о сложившихся вековых традициях. «Потому, что особенность СЭД содержится в том, что она ориентирована на массовую работу в рамках организации, а не на какую-то своеобразную предметную область, то перейти к электронным документам нереально без помощи главных высшего руководства и пользователей», — пологает аналитик.

Чем больше будет степень понимания того, что СЭД — это замечательный ассистент в оптимизации процессов, что это инфраструктурная совокупность, сфера применения которой весьма широка, тем большее развитие возьмут совокупности, уверен начальник DIRECTUM-M.

Курс: Создаем бизнес-процессы в Битрикс24. Бизнес-процессы со статусами, море возможностей! (6/8)

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: