Опыт внедрения системы электронного документооборота в международном московском банке

- kbrbank

Опыт внедрения системы электронного документооборота в международном московском банке

Интернациональный Столичный Банк (ММБ) принадлежит к числу самых больших и высокотехнологичных финучреждений страны и владеет развитой и неизменно расширяющейся филиальной и региональной сетью. Опыт внедрения совокупности электронного документооборота (потом — СЭД) в ММБ, по оценкам специалистов, есть одним из самых успешных. на данный момент тяжело поверить, что таковой проект результат «инициативы снизу» и практически осуществлен маленькой группой энтузиастов. // Л. Н. Татузова, глава Управления документационного обеспечения Международного Столичного Банка. «Справочник секретаря и офис-менеджера» №5

В настоящий момент представить себе рабочее место сотрудника банка без этого нужного инструмента легко нереально. Более того, человек, что по какой-либо причине примет решение проигнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сходу же будет отключён из многих процессов и просто не сможет полноценно делать собственные обязанности.

Сохраняем надежду, что опыт ММБ будет нужен тем организациям, каковые находятся на начальной стадии внедрения аналогичного проекта или лишь думают о его целесообразности.

Как привести в порядок документооборот организации?

Рационально выстроенный документооборот образует замкнутый цикл и снабжает бесперебойный обмен информацией, ее возможность и архивацию полнофункциональной поисково-справочной работы. При хаотичном же документообороте наблюдаются разрывы технологических цепочек, что, в собственную очередь, ведет к разным проблемам, в т. ч. к систематическим утратам документов.

Несомненно, все секретари, офис-менеджеры либо начальники среднего звена не в один раз сталкивались с подобными обстановками, в силу чего как раз они первыми начинают «бить в набат», осознавая, что создание и организация документооборота соответствующей нормативной базы есть неотложной задачей. В руководство и определённый момент приходит к пониманию данной неприятности.

В то время, когда настоятельная необходимость что-то поменять делается очевидной, появляется естественный вопрос: КАК и КТО это может осуществить? Возможно, это раздастся тривиально, но в первую очередь нужно четко сформулировать задачи, каковые вы планируете решить. Так как иногда, не обращая внимания на понимание проблемы и большой опыт работы, мы не можем ее решить по целому последовательности обстоятельств:

  • из-за отсутствия согласия между подразделениями, участвующими в документообороте;
  • нежелания либо неумения сотрудников что-либо поменять в сложившемся ходе и страха перед дополнительной нагрузкой;
  • нехорошей технической оснащенности рабочих мест и т. д.

Помимо этого, некорректная постановка задачи ведет к неудачному ответу, что, в собственную очередь, может привести к нежелательным итогам либо завести в тупик. Для начала нужно сформулировать требования, предъявляемые к совокупности документооборота (до тех пор пока совсем не имеет значения, на электронном либо бумажном носителе):

  • наличие действенной совокупности обмена информацией, включая обеспечение легкого доступа к ней;
  • наличие нужной регламентирующей и инструктивной базы;
  • классификации и корректная система кодирования данных;
  • четко созданная хранения и методология учёта данных;
  • совокупность обратной связи и контроля выполнения (сообщение — двусторонний процесс, в котором имеются ее потребитель и источник информации. Она будет действенна только тогда, в то время, когда достигнуто полное познание, получено подтверждение сообщения либо в ответ предпринято нужное воздействие).

Потом нужно проанализировать существующее состояние документооборота и регламентирующей его нормативной базы компании, дабы распознать главные «болевые точки» и ответить на вопрос: что необходимо чтобы привести все в порядок? В случае если еще недавно приходили в голову лишь повышение площадей для хранения документации, замена изданий картотекой и другие архаизмы, то на данный момент сомнений не появляется — лишь электронный документооборот!

Выбираем совокупность электронного документооборота

Каких результатов вы ожидаете и на что сохраняете надежду? Учитывая опыт отечественного банка по внедрению СЭД, возможно дать рекомендации и следующие советы. Не нужно сохранять надежду на то, что срочно будут исправлены все несовершенства бумажного документооборота.

В один момент c работой по внедрению СЭД в обязательном порядке нужно будет заниматься корректировкой и анализом дорог перемещения бумажных документов, оптимизировать технологические цепочки.

Адаптация совокупности к требованиям организации

Принципиально важно иметь возможность эластичной расширения и настройки функциональности выбранной совокупности электронного документооборота.

При выборе совокупности (на самом деле стоящий внимания рынок не так уж и широк) не думайте, что отыщете такую, которая сходу урегулирует все вопросы вашей организации. Любую из них нужно приспособить к условиям конкретного документооборота и требованиям компании.

Выбор ММБ программного комплекса CompanyMedia (СM) — разработчик — компания «ИнтерТраст» — разъясняется целым рядом обстоятельств. Совокупность СМ трудится в привычной для сотрудников банка информационной среде Lotus Domino, что в большой степени облегчило внедрение и адаптацию СЭД.

Корпоративная информационная совокупность (КИС) на платформе Lotus Domino начинается в банке более восьми лет и выстроена так, что любой сотрудник может оперативно получить данные, нужную для качественного исполнения собственных обязанностей.

Внедрение СЭД на базе развернутой сети КИС разрешило существенно сократить затраты на проект, стремительнее осуществить установку рабочих мест СМ и совершить дистанционное обучение пользователей.

Параметры оценки СЭД

По окончании анализа предлагаемых рынком программных продуктов указанный вариант выбран ММБ как оптимальный исходя из многих параметров:

  • стандартная для банка информационная среда;
  • масштабируемость и централизованное управление;
  • открытость и развитая функциональность кода программы;
  • возможность эластичной настройки технологических процессов;
  • возможность интеграции с вторыми приложениями;
  • соответствие национальным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка;
  • полнотекстовый достаточное быстродействие и поиск информации;
  • возможность действенной работы в режиме настоящего времени с удаленными конторами, что особенно актуально для ММБ, имеющего большую филиальную и региональную сеть.

Диалог клиента с компанией-разработчиком

Громадное значение имеет то, с кем приходится сотрудничать в ходе внедрения проекта. На отечественный взор, сотрудники «ИнтерТраст» аккумулируют качества, нужные для плодотворной совместной работы, в первую очередь — профессионализм.

Администраторы СЭД в ММБ кроме этого являются высококлассными профессионалами , участвуют в ее адаптации и доработке системы к условиям банка. Таковой вариант диалога клиента с компанией-разработчиком самый действен и нужен для обеих сторон.

По окончании проведения тестирования совокупности Интернациональным Столичным Банком было издано постановление о приобретении заключении договора и безлимитной лицензии с «ИнтерТраст» на консалтинговое сопровождение СЭД. Предстоящая работа продемонстрировала, что оба эти решения верны, исходя из этого таковой путь возможно советовать компаниям, планирующим полномасштабное внедрение совокупности.

Более чем успешным событием для банка явилось кроме этого то, что важные за внедрение СЭД администраторы владели опытом и глубокими знаниями как в области технологии организации и практического делопроизводства документооборота, так и в области IT. Удачно и по-настоящему действенно внедрить СЭД без сочетания знаний в этих областях весьма сложно.

Этапы внедрения СЭД

Внедрение СЭД в ММБ проходило поэтапно и осуществлялось Управлением документационного обеспечения (планирование процесса, технологическое администрирование) при технической помощи и системном администрировании со стороны Управления IT.

С целью внедрения СЭД CompanyMedia в ММБ и ее адаптации к требованиям и условиям банка была создана проектная (рабочая) несколько.

Коммисия разработала замысел внедрения проекта, включающий все технологические, технические и организационные этапы, и создала нормативную базу, снабжающую внедрение проекта, а как раз:

  • инструкцию по организации и делопроизводству документооборота в ММБ (с учетом эксплуатации СЭД);
  • положение о внутреннем электронном документообороте;
  • порядок внутреннего электронного документооборота;
  • распоряжения по банку о организации и внедрении проекта СЭД с применением электронной подписи;
  • электронный справочник по работе в CompanyMedia для независимого изучения сотрудниками.

Осуществлены мероприятия по техническому оснащению СЭД:

  • установка кластера серверов СЭД CompanyMedia;
  • тиражирование набора баз данных на серверы региональных филиалов и представительств;
  • взаимодействия и настройка функционирования удаленных серверов СЭД;
  • установка рабочих мест программного комплекса СМ на компьютеры участников СЭД.

Кластер — несколько компьютеров, объединенных скоростными каналами связи и воображающих, с точки зрения пользователя, одну многопроцессорную счётную машину.

В один момент с этим административной группой совместно с начальниками задействованных в проекте подразделений совершена большая организационная работа:

  • составление подразделениями формализованных перечней участников СЭД с закреплением исполняемых функций;
  • отработка разработки электронного документооборота;
  • обучение и консультирование сотрудников работе в совокупности;
  • опытная эксплуатация и тестирование совокупности (перемещение электронных документов параллельно с бумажными).

По окончании сообщения начальников подразделений, региональных представительств и филиалов ММБ о готовности к работе в СЭД был издан приказ о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию с 1 декабря 2003 г.

Результаты внедрения СЭД

Внедрение СЭД разрешило ММБ перейти на как следует новый уровень организации документационного обеспечения. Применение передовых разработок перевоплотило традиционно консервативную функцию в действенный инструмент управления информационным сотрудничеством подразделений независимо от места их нахождения. В результате внедрения корпоративной СЭД банком были решены следующие задачи:

  • полный электронный учет входящей информации (включая взятую при помощи электронных средств связи) при однократной централизованной регистрации документов (функциональный модуль «Входящие»);

Это единственный вариант электронного сопровождения документа на бумажном носителе. В предстоящих замыслах Управления документационного обеспечения — сканирование части входящих документов с целью большого ухода от бумажного обмена документацией.

  • полный электронный учет исходящей корреспонденции (функциональный модуль «Исходящие») в единой базе данных при децентрализованной регистрации документов по месту их выполнения с сохранением электронного файла;
  • полный учет внутренних документов (функциональный модуль «Внутренние») в единой базе данных и переход на безбумажный внутренний документооборот.

Функциональности совокупности сопровождения бумажных документов не хватает для развертывания полноценного электронного документооборота.

Хотелось бы очень остановиться на организации в ММБ внутреннего документооборота, а также организационно-распорядительных документов. Участникам коммисии много раз приходилось обсуждать вопросы внедрения электронного документооборота с сотрудниками, осуществляющими подобные задачи в вторых организациях. В начале статьи недаром упоминалось о важности верной постановки цели: многие организации изначально разглядывают СЭД лишь в качестве инструмента сопровождения бумажного документооборота, ограничивая конечную цель внедрением совокупности автоматизации делопроизводства. Мы с самого начала ориентировались на полный переход к безбумажному обмену информацией, и уже на этапе умелой эксплуатации была произведена соответствующая доработка совокупности с учетом изюминок документооборота ММБ (направляться уточнить, что последовательность характерных для денежной деятельности видов документации не возможно обработан с помощью совокупности CompanyMedia в силу специфики бизнес-процессов). Конечно, подобный переход неосуществим в полном количестве в работе с исходящими и входящими документами, но что касается внутренних и организационно-распорядительных, лишь таковой путь и рационален. И именно на данный факт хотелось бы обратить особенное внимание.

В настоящий момент ММБ всецело перешел на безбумажный внутренний документооборот, включающий все формы работы с документами в режиме настоящего времени независимо от удаленности рабочего места:

  • подготовка проекта документа;
  • электронное согласование с автоматическим формированием в СЭД результата;
  • электронное подписание;
  • регистрация в СЭД;
  • автоматическая доставка с уведомлением адресата;
  • наложение электронной резолюции и доведение ее до исполнителя;
  • отражение в регистрационно-контрольной карточке хода работы с документом в вторых подразделениях;
  • отметка об выполнении в РКК;
  • осуществление полного цикла подготовки, согласования, централизованного учёта и подписания организационно-распорядительных документов банка в электронном виде (функциональный модуль «ОРД» — более 1000 нормативных документов). ознакомление сотрудников и Электронная рассылка с нормативными документами в режиме настоящего времени;

Такая форма работы с организационно-распорядительными документами разрешила банку отказаться от бумажного издания, архивирования и тиражирования их в подразделениях и снизила непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

  • формирование электронной учетной базы договорных документов ММБ (функциональный модуль «Контракты», более 40 тыс. ед. учета).

Задолго до внедрения СЭД банк всецело перешел на электронный учет фондов архивного хранения документации дня и максимально автоматизировал поисково-справочную работу архива ММБ.

Годом ранее ММБ приступил к полномасштабной промышленной эксплуатации СЭД как принципиально нового инструмента своевременной работы с документами и, по экспертным оценкам, первым среди российских банков перешел на полнофункциональный электронный документооборот.

В связи с инновационным характером и масштабностью проекта внедрению совокупности в промышленную эксплуатацию предшествовала громадная организационная и подготовительная работа, которая осуществлялась всеми участниками СЭД без отрыва от главных обязанностей, причем, благодаря четким действиям организационной группы, удалось избежать в большинстве случаев сопутствующих таковой работе дискуссий, отнимающих массу времени у сотрудников.

Участники проектной группы и секретари подразделений банка, не считаясь со временем, трудились в режиме умелой эксплуатации, в то время, когда количество обрабатываемой информации фактически удваивается. Многие начальники и кроме того члены Правления учавствовали в тестировании совокупности.

Нельзя сказать, что процесс проходил безболезненно. Неспециализированным для участников процесса внедрения совокупности было познание необходимости перехода на новые разработки, что в конечном итоге ведет к увеличению конкурентоспособности банка.

Управлением документационного обеспечения ММБ при программной помощи компании-разработчика было осуществлено большое количество технологических доработок совокупности с целью ее адаптации к особенностям и условиям документооборота ММБ. Эта работа длится и будет вестись на постоянной базе.

Мы планируем продолжать расширение и развитие функциональности СЭД банка. Ближайшие возможности — рассмотрение возможности организации передачи и потокового сканирования документации ее на выполнение в виде образа, что весьма актуально для региональных представительств и филиалов, а кроме этого создание электронных библиотек документов подразделений как базы для развития совокупности электронных архивов с возможностью воспроизведения документа и полномасштабного поиска независимо от места его хранения.

на данный момент мы можем констатировать факт успешного внедрения совокупности электронного документооборота ММБ. В настоящий момент в СЭД трудится около 900 сотрудников банка, CompanyMedia входит в пакет необходимого ПО каждого рабочего места.

Опыт внедрения и развития системы электронного документооборота в Тульской области

Интересные записи

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: