аудитор, аттестованный Министерством финансов РФ, специалист по налогообложению и бухгалтерскому учёту ИА Клерк.Ру

Специально для Клерк.Ру

Для поддержания крепких деловых связей с агентами нужны не только переговоры и деловые встречи, проводимые в офисе, но и обсуждение совместных проектов в неформальной обстановке.

Такое общение содействует установлению приятельства, что со своей стороны переводит деловые отношения между представителями компаний на новый, более большой уровень.

Помимо этого, проведение деловых переговоров в неформальной обстановке содействует снятию напряжения между сторонами и скорейшему достижению совместных договоренностей.

Для установления неформальных взаимоотношений при проведении деловых встреч употребляются:

• ужины и совместные обеды (обычно включающие в себя распитие спиртных напитков) – банкеты, приемы и т.д.,
• посещение разных культурных и развлекательных мероприятий,
• другие тому подобные встречи.

Помимо этого, при проведении переговоров, к представительским расходам относятся:

• буфетное обслуживание,
• оплата одолжений переводчика.

При организации таких встреч организация-устроитель может понести большие затраты. Такие затраты именуются представительскими.

В соответствии с пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса, к другим расходам, связанным с реализацией и производством, относятся представительские затраты плательщика налогов, которые связаны с обслуживанием представителей и официальным приёмом вторых организаций, участвующих в переговорах в целях поддержания и установления сотрудничества.

Наряду с этим, в соответствии с п.2 ст.264 НК РФ, к представительским расходам относятся не только затраты плательщика налогов на обслуживание представителей и официальный:

• приём вторых организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/либо поддержания обоюдного сотрудничества,
• участников, прибывших на совещания правления (правления) либо иного руководящего органа плательщика налогов,

независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся затраты:

1. На проведение официального приема:

• завтрака,
• обеда,
• иного подобного мероприятия

для указанных выше лиц, и должностных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

2. Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (либо) совещания руководящего органа и обратно.

3. Буфетное обслуживание на протяжении переговоров.

4. Оплата одолжений переводчиков, не пребывающих в штате плательщика налогов, по обеспечению перевода на протяжении проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся затраты на организацию:

• развлечений,
• отдыха,
• профилактики либо лечения болезней.

Представительские затраты в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав других затрат в размере, не превышающем 4% от затрат плательщика налогов на зарплату за данный отчетный (налоговый) период.

В отечественной статье будут рассмотрены:

• порядок оформления представительских затрат,
• особенности налогового учета представительских затрат.

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ Затрат

Порядок налогового учета представительских затрат регламентируется 264 статьей Налогового кодекса.

Наряду с этим, плательщик налогов должен быть готов к тому, что у налоговых органов появятся вопросы, которые связаны с целесообразностью больших представительских затрат, понесенных компанией.

Соответственно, заблаговременно необходимо позаботиться об доводах, подтверждающих обоснованность произведенных затрат.

Особенное внимание необходимо обратить на:

• виды создаваемых затрат,
• состав участников встречи,
• место ее проведения,

и на документы, подтверждающие понесенные затраты.

Значительно чаще под представительскими затратами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-агентов (или уже действующих, или потенциальных).

Такие встречи проводятся или для продолжения и поддержания уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, или для его установления.

Соответственно, встречи связаны или с текущей предпринимательской деятельностью организации, или нацелены на перспективное сотрудничество.

Так, проведение деловых встреч преследует следующие цели:

• Обсуждение условий текущего его перспектив и сотрудничества.
• Пролонгация имеющихся контрактов и согласование их условий.
• Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
• И т.п.

Не обращая внимания на то, что Налоговым кодексом не предусмотрены ограничения по предметам и целям проводимых мероприятий, затраты на встречи с представителями компаний, сотрудничество с которыми так и не установлено, смогут быть оспорены представителями налоговых органов.

В этом случае собственную позицию налогоплательщику нужно будет отстаивать в суде. Наряду с этим, суды частенько принимают сторону плательщика налогов.

Так, в распоряжении ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008г. по делу №А05-5668/2007 указывается, что особой нормой п.2 ст.264 Налогового Кодекса «не установлено ограничений представительских затрат в зависимости от предмета переговоров» .

В данном распоряжении кроме этого не отрицается возможность, что переговоры смогут быть приурочены к какому-либо знаменательному событию (празднику, годовщине): «тот факт, что представительские мероприятия, в рамках которых совершены переговоры производственного (экономического, делового) характера, приурочены к празднованию 60-летия Дня Победы, не исключает их экономическую обоснованность» .

Для целей налогового учета не имеет особого значения наименование проводимого мероприятия.

Так, представительские затраты смогут осуществляться при проведении:

• официального приема,
• рабочий встречи,
• переговоров,
• заседаний,
• собраний,
• конференций,
• других аналогичных мероприятий.

Как уже упоминалось выше, в соответствии положениями ст.264 НК РФ, в составе представительских затрат смогут учитываться затраты на официальный прием либо обслуживание участников, прибывших на совещания:

• правления,
• правления,
• иного руководящего органа плательщика налогов.

Представительские затраты на проведение данных мероприятий смогут быть обоснованы документами, подтверждающими принятие ответа и содержащем данные:

• о цели (повестке дня),
• месте совещания,
• времени проведения совещания руководящего органа компании,
• составе участников совещания.

Наряду с этим такие затраты, как:

• затраты связанные с арендой помещений,
• рассылкой и подготовкой нужной информацим,

иные затраты, конкретно связанные с проведением собрания:

• акционеров,
• пайщиков,
• участников,

учитываются в составе внереализационных затрат организации в соответствии с пп.16 п.1 ст.265 Налогового кодекса.

Налогоплательщикам направляться знать, что в случае если компания при проведении налоговой проверки не сможет дать подтверждение обоснованности произведенных представительских затрат (растолковать цель проведения встреч), то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет не хватает для признания таких затрат для целей налогового учета.

При таких условиях и в суде собственную позицию компании будет отстоять затруднительно.

Так, в распоряжении ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-216 указано, что «из содержания представленных Предпринимателем квитанций, выставленных ресторанами, кафе, барами, не нужно, что лица, воспользовавшиеся одолжениями заведений общепита, являются партнёрами по бизнесу плательщика налогов» .

В следствии суд постановил в пользу налогового органа.

Ниже мы разглядим кое-какие вопросы, появляющиеся у плательщиков налогов при учете представительских затрат в налоговом учете и позицию Министерства финансов, отвечающего на эти вопросы.

Частные обстановки – разъяснения Министерства финансов.

1. Затраты на организацию развлекательной программы для участников бизнес-семинара не учитываются в расходах для целей налогового учета.

Для поддержания делового сотрудничества и для повышения количества заключаемых контрактов компания организовала бизнес-семинар для собственных клиентов.

В рамках семинара проходила презентация нового продукта, и подведение итогов работы за 2010 год с главными дилерами.

По окончании официальной части семинара компания совершила развлекательную программу для участников:

• прогулка на теплоходе,
• выступление артистов,
• фуршет.

В следствии у организации появился вопрос —

возможно ли включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль затраты на фуршет, теплоход и артистов, и проживание гостей.

Отрицательный ответ Министерства финансов в Письме от 01.12.2011г. №03-03-06/1/796 был в полной мере ожидаем:

«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Кодекса в составе других затрат, которые связаны с реализацией и производством, учитываются а также представительские затраты, которые связаны с обслуживанием представителей и официальным приёмом вторых организаций, участвующих в переговорах в целях поддержания и установления сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

В соответствии с пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся а также затраты плательщика налогов на официальный прием и (либо) обслуживание представителей вторых организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (либо) поддержания обоюдного сотрудничества.

К представительским расходам относятся затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда либо иного подобного мероприятия) для указанных лиц, и должностных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (либо) совещания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание на протяжении переговоров, оплата одолжений переводчиков, не пребывающих в штате плательщика налогов, по обеспечению перевода на протяжении проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики либо лечения болезней.

Учитывая изложенное, затраты на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной по окончании официальной части семинара, и затраты на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций. так как указанные затраты не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 Кодекса.»

2. Затраты на ужины с агентами в позднее ночное время, а также затраты на ужины в командировках при проведении переговоров, смогут учитываться в составе представительских затрат для целей налогового учета.

Для учета таких затрат, они должны быть оформлены подобающим образом и документально обоснованы.

Такие разъяснения дал Министерство финансов в собственном Письме от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675:

«В случае если совершённые мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера или отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, затраты по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, согласно нашей точке зрения, направляться использовать подобный порядок признания таких затрат.

Учитывая вышеизложенное, соответствующие затраты учитываются в составе представительских затрат в соответствии с пункту 2 статьи 264 Кодекса при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов. подтверждающих затраты на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, среди них и с потенциальными, на протяжении служебных командировок, при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.»

3. При учете представительских затрат на проведение мероприятий, необходимо обеспечить возможность отделения принимаемых затрат для целей налогового учета от не принимаемых:

3.1. Затраты на организацию официальной встречи с клиентами, включая продукты питания и спиртное, учитываются в составе представительских затрат.

3.2. Затраты на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, не смогут быть учтены в составе затрат для целей налогового учета.

Таковой позиции придерживается Министерство финансов в собственном Письме от 25.03.2010г. №03-03-06/1/176:«Представительские затраты в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав других затрат в размере, не превышающем 4 процента от затрат плательщика налогов на зарплату за данный отчетный (налоговый) период.

Учитывая изложенное, затраты плательщика налогов на организацию официальной встречи с клиентами по дискуссии вопросов согласно мнению соглашений на 2010 год в соответствии с пункту 2 статьи 264 НК РФ учитываются в части затрат на приобретение продуктов питания, а также спиртных напитков.

Затраты на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не смогут быть учтены в составе представительских затрат для целей налогообложения прибыли.»

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ Затрат

В соответствии с п.1 ст.252 Налогового кодекса, в целях налогообложения налогом на прибыль, плательщик налогов сокращает полученные доходы на сумму произведенных затрат.

Наряду с этим, затратами для целей налогового учета, будут считаться:

• обоснованные,
• документально подтвержденные

затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными затратами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в финансовой форме.

Под документально подтвержденными затратами понимаются затраты, подтвержденные документами:

• оформленными в правовом поле РФ,
• оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, используемыми в зарубежном стране, на территории которого были произведены соответствующие затраты,
• косвенно подтверждающими произведенные затраты (а также таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с контрактом).

Затратами будут считаться каждые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Так, документальное подтверждение и экономическая оправданность нужны для всех видов затрат.

А для признания представительских затрат в налоговом учете необходимо особенно пристально доходить к их документальному оформлению.

В соответствии с положениями ст.313 НК РФ, эти налогового учета должны отражать:

• порядок расходов суммы и формирования доходов,
• порядок определения доли затрат, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде,
• сумму остатка затрат (убытков), подлежащую отнесению на затраты в следующих налоговых периодах,
• порядок формирования сумм создаваемых резервов,
• сумму задолженности согласно расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. Первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. Аналитические регистры налогового учета;
3. Расчет налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, обязательно должны содержать следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном (в случае если это вероятно) и в финансовом выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, важного за составление указанных регистров.

Итак, разглядим, какие конкретно документы нужны для оформления представительских затрат.

В соответствии с рекомендациям Министерства финансов, изложенным в Письмах от 01.11.2010г. №03-03-06/1/675, от 22.03.2010г. №03-03-06/4/26:

«В соответствии с статье 313 Кодекса основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль помогают эти первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Документами, служащими для подтверждения представительских затрат, смогут являться, в частности:

— приказ (распоряжение) начальника организации об осуществлении затрат на указанные цели;

— смета представительских затрат;

— первичные документы, а также при применения купленных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты одолжений сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по совершённым представительским мероприятиям, в котором отражаются:

— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

— иные нужные информацию о совершённом мероприятии, и сумма затрат на представительские цели.

Наряду с этим все затраты, перечисленные в отчете, должны быть обоснованы соответствующими первичными документами.»

Следуя данным рекомендациям, плательщик налогов сможет избежать претензий налоговых органов, при проведении ими проверки обоснованности уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на суммы представительских затрат.

Ссылки по теме:

Источник: www.klerk.ru

Командировочные и представительские расходы: учет, расчеты, налоги (28.11.2016)

Интересные записи

• Как определить норму расхода топлива
• Как рассчитывается компенсация при увольнении
• Как пользоваться paypal. аккаунт и кошелек в системе paypal

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны:

• Книга учета доходов и расходов усн. как вести, кому показывать

  КУДИР — это книга расходов и учёта доходов УСН. Ведется она лишь бизнесом на упрощенке (УСН) — особом налоговом режиме, что предусматривает уплату лишь…

• Учет представительских расходов

  21 ноября 2013 Не все затраты, которые связаны с переговорами и деловыми встречами, возможно учесть при расчете налога на прибыль как представительские….

• Фнс разъяснила, как заверять книгу учета доходов и расходов

  Федеральная налоговая работа растолковала, как индивидуальным предпринимателям и организациям, использующим УСН, необходимо заверять книгу расходов и…

• Как вести книгу учета доходов и расходов на «упрощенке»

  Оцените электронную версию издания «Главный бухгалтер», оформив бесплатный пробный доступ на трое суток Налоговый учет расходов и доходов организации и…

• Как заполнить книгу учета доходов и расходов при усн

  Книгу расходов и учёта доходов обязаны вести все, кто использует упрощенку. Форма для того чтобы документа утверждена приказом Министерства финансов…

• Что такое «представительские расходы» организации?

  Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО BKR-Интерком-Аудит В условиях современного предпринимательского рынка тяжело представить…